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WFH 整合Google提升效率可以做的事

當你習慣了使用 Cloud Search 如 Google Search 一樣快時,你就不會再手動開 Folder 找檔案的人肉路徑搜尋。
WFH 整合Google提升效率可以做的事

WFH 在幾個不同的工作環境下,都是用 Google workspace 組織工作,見過幾個大小不一不同文化的公司的工作情況,發覺大有不同。 我想提出三個可行方案給讀者參考,試試能不能提升整個組織 WFH 時的效率。這幾個都是以整合為先的純個人經驗,沒有考慮太多公司文化成份,也沒建議什麼過渡期之類。算舉些例子,在同樣的考慮幫忙員工。

1./ 用 Google Chat 代替 Slack

雖然都是IT公司,可不是每個員工都全情投入IT公司風格,所以總有些同事不肯或不投入使用 Slack ,因為這些同事大多是會計或 Marketing 的同事,對外的電郵比內部溝通還多,要他們對內部溝通再使用一個工具沒有太大推動力,而且Developer 的 Meme 和帶 Code 行文都易令人卻步,往往會出現 Email 配合開會解決,這當然不利提升效率。聽得多的一句是,A:「send 咗畀你。」B反問:「send左去邊度?」其實 Hangout 升級到 Chat 已經一段時間,無須多設一個帳戶真接用,Layout 及功能亦夠,估計最難搬家的不是人,而是一批已設定好的 Bot 及 Add-ons ,這就看 Development Team 的配合的決心,是自己效率優先,還是全公司效率優先。有情況是公司分開兩/多款 IM 工作,最自然是溝通疏落,其他部門配合不好開發,亦影響到發佈。

2./ 用Google Doc + Sheet + Sites 代替 Atlassian Conference

Conference 可算是一件很弱的工具,要不是Jira ,有誰要買?! 經常要在 Conference 中放入打不開設計圖或有很多算式的 Google Sheet,也是浪費時間的。 而直接使用 Google Drive 更直接,組織文件可以用 Folder 或 Google Site 配合,可使用的層次比 Conference 新開 Space 更靈活,用戶權限等細節更不用修改兩次,Google Admin 就直接解決,再不會有同事在兩邊不同權限。最重要是 Google Doc 比 Conference 更好的手機界面,大大提升流動瀏覽及分享。 Google Form 更可以是最簡單的 Ticket System ,需求不大時,可代替Jira。

3./ 用 Cloud Search 代替人肉搜尋

就算同事用再多的時間去管理文件及排列分類,都還是有一些找不到的文件。此時絕對要在詢問同事前 Cloud Search 一次,只要前題是你知道同事已放好在 Google Drive 又設定好開放搜尋,你絕對可減少雙方的消耗時間。 當你習慣了使用 Cloud Search 如 Google Search 一樣快時,你就不會再手動開 Folder 找檔案的人肉路徑搜尋。(Cloud Search 配合 Chrome "Other search engines" 使用更佳) 例如一些後台系統說明書及產品隱性規則,比較不常使用的文件更應該更易找到。

還有更多可使用 Google 產品的整合,例如 Google Meet 或 Google Keep ,但整體效率是沒太大提升,就不應麻煩同事的工作時間。

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CC BY-NC-ND 2.0
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