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公司秘書詳解:職責與責任

作爲亞洲其中一個最重要的金融中心之一,在香港成立公司可為企業家和外國投資者帶來諸多好處。但首先,您必須在香港註冊企業,其中最關鍵的程序之一是任命一位公司秘書。

如果您需要香港公司秘書服務,我們可以為您提供幫助。我們在香港的專業公司秘書擁有必要的專業知識,可以在您需要詳細諮詢時專注並提供解決方案。

繼續閱讀以了解有關香港公司秘書的更多信息。


公司秘書的作用

除了維護公司運作所需的文件外,公司秘書還必須以公司的最大利益和相應法律行事。他們的責任是維護公司的最大利益和履行依法行事的義務。如果不這樣做,可能會導致巨額罰款、秘書或董事的免職以及公司及其董事的監禁。因此,擁有一個值得信賴、經驗豐富、對香港公司法例有透徹了解的個人或機構對香港公司至關重要。


成爲公司秘書的要求

公司秘書可以是個人或法人實體,但請記住:

  • 若私人公司只有一位董事,該董事不能同時兼任公司秘書(只有一名以上董事在位時,企業的其中一名董事才能同時擔任公司秘書)
  • 如果公司秘書是自然人,他們必須是香港居民(永久或臨時)
  • 如果公司秘書是法人實體,其註冊地址或主要辦公地點應為香港。同時,還必須持有公司註冊處授予的有效信託或公司服務提供者牌照。
  • 具有相應公司秘書工作經驗的個人可以勝任公司秘書。然而,大多數人都不會認識能夠擔任公司秘書的個體。而指定的專業人士通常在處理公司秘書相關方面工作上需具有豐富經驗和專業知識。


公司秘書的責任

公司秘書的一般職責是確保公司能符合由董事和股東所設下的公司規條。

以下為其他公司秘書主要職責: 

維護重要控制人登記冊

在2018 年更新的《公司條例》第 622 章提到,所有香港公司需要更新其在《重要控制人登記冊 (SCR)》 中的信息。而登記冊中需要被存檔的信息包括:

擁有公司重大控制權的特定人士的信息。
一些公司的聯繫資料和數據令執法人員可以根據要求作檢查

登記冊主要的目的是提高公司權利的透明度。登記冊亦賦予其他人查看和聯繫公司的決策負責人的權限。當公司需要快速有效地了解有關《重要控制人登記冊》的資訊,便需要與公司秘書合作,以加快準備過程,並幫助公司避免潛在的法律問題

  • 協助準備和提交年度報表

年度申報表和利得稅申報表的提交有所不同。年度申報表(NAR1)是一份包含香港有限公司所有股東和董事基本信息的表格。年度申報表必須每年提交給香港公司註冊處。該申報表詳細說明了公司的所有細節,並由公司董事、公司秘書或授權代表簽署核實。 

任何延遲提交年度報表到公司註冊處的行為都將收到處罰。因此,Com Sec必須密切關注所有最後期限和申報要求。由於Com Sec亦需負責處理所有來自政府的郵件,他們應確保及時與公司管理層進行溝通,以避免任何提交延誤。  

 

  • 通知和更新政府關於公司的變化

公司不時需要更新有關細節。這可能包括更新公司註冊地址,任命新董事,或更新公司的股權結構。公司秘書則負責確保這些法定及時更新和正確。 

此外,他們的責任包括製作、發布和分發公司的賬目和報告。 

當公司法定檔簿發生任何變化時,公司秘書必須通過向香港公司註冊處提交文件來通知當局。


  • 組織和出席董事會議

所有涉及香港公司董事會和股東的公司會議都需由Com Sec來組織。由於香港公司必須遵循既定程序以確保在會議上作出的任何決定都符合香港法律,因此,Com Sec必須出席這些會議並準備議程和會議記錄。

  • 協助股票發行和轉讓

需要股票發行或轉讓的香港公司必須遵循嚴格的法律和程序。因此,公司秘書有責任確保其公司在這些活動上沒有出現任何違規行為。 

  • 協助香港公司的註冊和註銷

如上述,公司必須任命一名公司秘書來完成香港的註冊程序。公司秘書不僅要積極參與公司的成立,還必須確保在公司註銷過程中按照有關部門所製定的規則和條例進行清算。


總結

假設您無法為您的香港企業任命香港公司秘書。在這種情況下,您可以選擇永捷的專業公司秘書服務,我們專門從事會計和稅務諮詢、管理諮詢以及各種其他公司服務,能夠協助企業簡單快捷地完成香港公司法例及營運的要求。

CC BY-NC-ND 2.0

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