LoveTseng

是說「書」/「人」的跨領域人。 是內容創作者,也是上班族,更是第二青春期自由工作者 做自己最好的版本,這個世界就會因自己而美麗。

是「暴雷」還是報告?

很多人跟主管報告時出現 #腦霧,也可能讓主管暴跳如雷,投資自己的 #表達力,是向上管理的第一步。

他已不是職場新鮮人,但每次跟老闆報告,還是發抖、手心冒汗,也總是在扮演吃力不討好的角色,雖然做了很多工作,仍得不到主管的賞識,每次他去找老闆 彙報工作,都會不耐煩地被打斷:「這點小事就不要找我了,你自己不能解決嗎?」

跟他同一批進公司的小王際遇卻大不同,每次去報告事情時,得到的都是誇獎,即使小李彙報的是雞毛蒜皮的小事,老闆也會眉開眼笑地說:「很好,這樣的細節你都關注到了。」有次他又得報告時,老闆忍不住嘆息說:「不知所云,你不會講重點嗎?」


你到底想要表達什麼?

報告首先要做的就是從內容中擇取重點,重點內容同時也是彙報的目的。先預設好目標,才能有效「引導」老闆,也就是自己在心中先設定結果,如果是要爭取方案通過,報告時應該充分闡述自己方案的優勢好處,也要預想可能的劣勢及如何解決,才能讓對方買單。

如果要說得更清楚,可以用5W方式來敘述問題( When, What, Why, Who, How),將5個重點說清楚,比較有結構的重點敘述發生了什麼事情、有什麼影響、目前如何善後、未來如何避免、打算怎麼做、花多久時間改善(多少錢或人力)、會有什麼效益。

講話前先思考

很多人覺得自己不擅長表達,歸根究柢是思考方式,若是先天思考缺乏條理,又沒有經過後天訓練,言語便可能呈現「意識流」,想到什麼說什麼,導致說話的內容顯得跳躍,讓別人霧煞煞。

先思考要說的內容,從目標展開三點論述,要分主次,可以講結論,再提策略方法,也可以用 #倒金字塔 論述方法,也就是先講結論,再用具體的事實支撐這個結論。重要事情或專案,要自己先書寫構思,可以文字、表格、圖型形式表達,但唯有寫,才能幫自己將思緒釐清。

以對方的喜好為優先

部屬所關注的地方,經常都不是老闆所認為的重點;而部屬報告事情的順序,常像記流水帳般的,從頭到尾娓娓道來,無法直接跳到最關鍵的部分,依照輕重緩急來報告。也經常將重點放在作業細節上,尤其是自己正在處理的部分,或是遇到較難處理的地方,而這些對主管而言,大多都是無關緊要的作業面問題。

要能夠引起對方的興趣,一定要知道,他關注的是哪個工作、強調過哪些重點,尤其是關心的、緊急的、重要的、和對方利害關係密切的。

三明治模式,更精準地報告

表達是需要架構的,必須理解要先鋪陳什麼,接著重點在何時導入,最後將核心理念傳遞給對方,是一種層層遞進的邏輯架構。

報告時針對對方「內心會產生的疑問依序回答」,如果判斷需要使用數字說明,可以像套用數學公式般地使用「資訊→數字→資訊」模式,先回答對方的提問,再以數據具體佐證,最後再提出自己的想法或意見,採取對於主管而言有用的傳達方式是很重要的,也要讓主管簡單易懂地瞭解狀況。

向老闆報告的重點是,先報告老闆覺得關鍵的事,尤其是事情結果及影響層面;少報告執行困難的部分,其實老闆沒興趣,而且會干擾訊息、引發其他情緒。

「報告」,如此重要,就算不夠聰明,也要學習做聰敏人,敏銳看風向,讓對方聽進去你的話,才叫做 #溝通。

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CC BY-NC-ND 2.0
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