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當部屬遇到問題總是不回報

當部屬遇到問題總是不回報時,該如何溝通?

先換位思考,當主管交辦了一項任務希望兩週內完成。但處理了2-3天後,發現有可能無法如期完成,此時妳/你會:

  1. 立刻跟主管反應
  2. 再努力看看,如果一周後進度還是落後的話再回報
  3. 努力到最後一刻

從專案管理的角度,(1) 是最佳選擇,因為越早發現問題,就越容易進行調整。然而筆者的經驗,選擇 (2)、(3) 的人卻佔了絕大多數。


如果再加上一個條件,如果這是我們在這間公司的第一個專案:

  1. 更傾向選擇 (1),畢竟只是新人,本來就還在學習中
  2. 更傾向選擇 (2) 或 (3),不想第一個專案就讓主管跟同事留下壞印象

同樣的,雖然 (1) 是比較合理的選擇,然而筆者經驗,選擇 (2) 的人仍舊佔多數。


從部屬的立場

要如何克服壓力,培養及早回報的習慣呢?

每個人心中,多少都會想避免承認自己做不到。因此重點是如何區分「及早回報」還是「能力不足」。

多數人之所以猶豫不想回報,很大原因就是不希望被主管或同事認為能力不足,無法準時完成交辦任務,另外,一但說了做不完,此時不是讓其他同事承擔更多工作,就是造成整個專案的 delay。在這樣的壓力下,自然很難開口。

然而,所謂的「及早回報」,重要的是提供足夠資訊,讓主管能夠理解為何無法如期完成,並進一步判斷如何調整。如果只說無法如期完成,久而久之,難免讓人產生能力不足的印象。

反之,若能清楚說明原因,甚至提供建議的替代方案。不僅可以讓主管及早調整作法,也能在下一次安排任務時,規劃更合理的時程。


從主管的角度

若「及時回報」是期望看到的結果,要如何溝通並建立這樣的氛圍呢?


1. 讓員工願意說

明確溝通及時回報的原因與重要性,讓員工理解及時回報是對整個團隊與專案最好的選擇。

另外,犯錯是最好的學習機會。因此當員工沒有及時回報,導致專案受到影響時,與其選擇責備,不如利用機會好好溝通。

2. 給員工機會說

最好的方式,就是主動詢問並問對問題。避免用「有沒有遇到困難」這類的問法,而改用更明確的問題,像是「目前已經完成了那些部分」,藉此來確認員工的實際狀況。

另外,也可以安排定期會議,來確認進度與員工的工作狀態。軟體開發中常用的 scrum,就會透過每天的站立會議,讓每個成員輪流說明昨天完成的項目、今天預計處理的項目,以及是否有遇到阻礙。藉此讓團隊成員每天都能進行溝通。

而主管定期與部屬進行1對1會議,也是一個常見做法。





原問題出自此 Podcast,本文則是筆者個人的看法。若是不排斥聽英文 Podcast 的讀者,不妨也聽聽兩位主持人給出的建議。

https://softskills.audio/2022/06/06/episode-307-side-hustle-or-new-job-and-tell-me-when-you're-stuck/

One of my teammates seems to be having a hard time communicating in a timely manner when they are stuck on something or when their task will be late. I’ve spoken to that person a few times individually on the importance of communicating early and often, but it seems like that person is happy to just muddle on until the time runs out.

How do I get this person to communicate more, share blockers or confusion so we can finish our work on time and learn on the way?

Like my work??
Don't forget to support or like, so I know you are with me..

CC BY-NC-ND 2.0

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