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<專案管理> 年度目標無法達到是件再正常不過的事情

為什麼你的年度目標達成率總是很低? 為什麼公司給你的任務時常變來變去?到底我們訂好的目標該怎麼執行?其實年度目標達成率不高,公司任務朝夕令改這都再正常不過的事。如果你想要做好專案管理,執行目標,完成自己的計劃,了解專案管理本質,這本書絕對不能錯過。

為什麼你的年度目標達成率總是很低? 為什麼公司給你的任務時常變來變去?到底我們訂好的目標該怎麼執行?其實年度目標達成率不高,公司任務朝夕令改這都再正常不過的事。如果你想要做好專案管理,執行目標,完成自己的計劃,了解專案管理本質,這本書絕對不能錯過。

這本書在說什麼?

<專案管理>的作者是郝旭烈(郝哥),曾經在台積電擔任財務高階主管,幫台積電到大陸投資的核心之一,也擔任過淡馬錫集團董事總經理及財務長。現在是大亞創投公司執行合夥人、企業財務顧問兼講師。

我們一聽到專案管理就會覺得是困難的東西,這本書用簡單的話將專案管理解釋的很清楚。一般人都會覺得專案管理只有主管、PM (Project Manager) 或是老闆才需要了解,但其實我們從小自己就已經安排專案並時時刻刻都在執行,作者也說: 「所有的經歷都是專案管理」。

跟傳統專案管理提到的「如期、如質、如預算」相比,作者以「玩一場不確定到確定的遊戲」來比喻,我們在專案的過程都是”不確定”的,但要達到最後的”確定"的目標,透過書中的方法,讓我們了解到專案管理的本質到底是什麼以及如何執行。


為什麼我想讀這本書?

雖然我本身並不是主管也不是PM,但如果未來有機會升遷勢必也會需要了解專案管理,而且身為一般員工一直很納悶為什麼公司的任務常常改來改去,讓執行的人總是充滿困惑,所以想要看這本書瞭解到底為什麼。

專案管理的本質是什麼?

專案管理其實就是目標設定,如果你有在設定每年目標的話可以回頭過去看,你以前設定的目標有沒有達成,要是達成率很低或是沒有達成你是不是會覺得很懊惱,甚至會覺得自己很差怎麼自己訂的目標都沒辦法完成。但我要告訴你這其實是很正常的。

目標的達成率不管多低,都是再自然不過的事情。

我們在執行目標的過程中會遇到很多困難,也有可能會發現原來的目標設定錯誤所以重新設定目標,所以也就導致原本的目標達成率很低,因為你已經換了目標,所以對於目標一直改變是很正常的事。就像蘋果一開始是賣麥金塔電腦,他又怎麼會知道未來會做iPod、iPad以及iPhone呢? 這就是他在執行原本目標的過程中發現需要修改,如果他們堅持原本的目標,可能就看不到今天的蘋果了。

當有明確的目標,但過程要怎麼達到是不確定的。就像我們考試唸書,目標就是要考上大學,但要怎麼準備讀書計畫跟安排時間的過程都是不確定的,沒有一定的標準,只有不斷的嘗試才會找到適合自己的方法。所以就算我們有"確定"的目標,但在"不確定”的過程中不斷嘗試、甚至改變目標都是很正常的。這也就是為什麼在工作的時候常常會碰到主管再同一件事情上面一直更改不一樣的指示,也就是所謂的"朝夕令改”,但其實這是常態,也是個結果。

我們的目標也常常在改變,因為當你訂下目標的時候去執行的過程中都不確定會遇到什麼樣的困難,只有在你嘗試去做過之後才會了解到你跟目標之間的差距會有多大,這過程就是在填滿這個差距缺口,最後才知道會達到什麼樣的結果。

專案管理就是把每個”階段”會有一個希望達成的”目標”,但達成目標的過程沒有一個固定的"規則"去依循,我們就用專案來管理他。我們的求學過程、工作職涯、人生目標、買房買車都可以是一個"專案",但我們不確定達成的過程會是怎麼樣,也就是"確定的階段性目標,不確定的執行過程”。

如何設定專案?

沒有任何"數字"的時候,就很容易落入主觀的判斷,而非客觀的事實。

我們在敘述一件事情的時候,如果沒有"數字"就很容易變成主觀的判斷,不是客觀的事實。就像如果我說明天早上會”很熱",但你並不知道所謂的熱到底是有多熱。如果我習慣在早上運動,那麼早上只要超過攝氏20度我就會覺得很熱,我認為20度以下是比較適合運動的氣溫,但對於其他沒有在早上運動的人,說不定他們認為要超過攝氏30度才會覺得是熱。所以通常這種很熱的"感覺"描述就是一個主觀的認定。

所以在我們訂目標的時候也必須要有數字才會有實質上的意義。例如你的目標是說,我要開始運動,才有健康身體。要多讀書來投資自己。這些沒有數字的目標好像講的很清楚,但執行上很模糊。所以我們在訂目標的時候要有數字跟時間,有明確的方向,才會有可行性。例如: 我要減肥 VS 我要在一年(時間)之內減重(目標)5公斤(數字),後面的目標是不是就清楚多了呢。

與其仰賴天縱英明的合理目標;不如邊做邊看修正目標

我們要怎麼樣知道目標合不合理呢? 我們都知道目標很有可能隨著執行過程中做修改,與其糾結在目標設定合不合理,不如做了再慢慢調整,例如我們訂了一年內要減重5公斤,但你真的知道自己的這個目標合理嗎?我相信很多人都不知道,但就算不知道目標合不合理,在你心中還是要有個數字和時間,才能夠邊做邊修正。

在訂完目標後,還要再將目標切分成小目標執行,要記住四個字"少就是多”,切成小目標才能夠達到即時的邊做邊修正效果。例如你想要一年跑步累積365公里,聽起來很可怕,但只要每天花10分鐘慢跑或快走1公里就能達到,聽起來是不是感覺容易多了呢?

另外還要思考兩件事: 1. 為什麼是這個期限 2.期限到了,做不到會怎樣。如果訂下三個月內要減重5公斤,當有人問你為什麼是"三個月",如果達不到會怎麼樣?而你的回答是,我就"想"在三個月內達到,如果沒達到就再努力就好了。那你認為這樣的成功率是高還是低呢?

所以有幾個方法可以讓自己更有效的達成目標

  1. 法定時間: 你可以去參加一個三個月期的減重比賽
  2. 公告天下: 可以在社群媒體或是跟好朋友說你要開始減重

這樣就會有實質的意義跟壓力。有意義,才會讓行動有毅力;有壓力,才會讓推進有動力。

所以在定義目標有要明確的數字跟時間,目標定的合理不合理我們可以邊做邊修正,在來執行過程中必須要拆成小目標來執行,既滿足成就感又能輕鬆執行。

如何執行專案?

即時得到回饋,即時進行修正

過去的專案管理用的是瀑布式專案管理也就是等到專案執行結束才看的到結果,整個過程使用者看不到,也沒辦法體驗,所以叫做最終可見。敏捷式專案管理在每一個小階段都會看到完成品雛形,使用者可以在過程先體驗,也就是最小可見。

假設今天主管要你做專案簡報7天後報告,你如果埋頭苦幹一直做到第7天才給主管看PPT,要是主管滿意那還沒關係,但如果你一開始的方向就做錯了,那你還能有另外多的7天來做報告嗎? 但如果你每天做到一個段落的時候就向主管報告,那麼中間有錯誤的話也能馬上修正,這也就是敏捷式管理。

敏捷式管理的好處就是每一個小階段都能夠看到成果,如果有發現問題就能夠馬上進行修正。就像我在開發新產品的時候,都會先預先規劃幾個小目標,在達到小目標的時候就先向主管報告,再確認是不是與最終成果相符合,或著是需要修改最後的目標,這樣的好處可以馬上得到回饋來做修改。

達到對準目標的功勞,而非遠離目標的苦勞

當我們訂完目標的時候要每天去回顧今天做的事有沒有邁向目標更進一些,例如你設定一年跑步365公里,這樣每天就是要花10分鐘跑一公里。結果你今天跑去健身房重訓,雖然也是運動,但這項任務就沒有對準跑步的目標。但不是說你不能去重訓,只是這項工作沒辦法達成你的目標,你必須要先把跑步的任務完成,這才有對準你的目標。

結語: 開始設定你的年度目標吧

原本以為專案管理是很複雜的東西,在看完這本書後發現專案管理的本質就是在說怎麼樣做目標設定,從一開始的訂定目標到執行再到完成,中間都充滿著不確定性,甚至目標也有可能會有所修改,真的就是書中說的從不確定到確定的遊戲。以前都不太理解為什麼公司的政策會變來變去,現在才慢慢了解到這是很合理的事情,在前往目標的過程中可能會遇到很多意想不到的事情,然後再修改目標,目標能準時完成是謝天謝地,但沒有完成也不要覺得太意外。但並不是說就不用去訂目標,因為必須要訂目標才會去執行,如果都不定目標就不會有行動。

像我在公司每個專案都會訂一個完成日期,但在這過程中可能會遇到很多困難,例如測試過程遇到Bug,導致必須延後日期,又或著是必須先執行其他專案,甚至專案最後決定不繼續了,這些都是有可能發生的事,但以前都會思考為什麼政策要常常變來變去,現在才知道政策改變就是因為一定有好處才會修改,但基層的員工通常不會知道原因是什麼,所以才會因為改來改去而抱怨。

透過專案管理的方法來做目標設定也是我以前沒有想過的事,你的每一個目標都可以想成是一個專案,再去切分成各個小目標來執行,過程中也可能會遇到修改目標的事情發生,所以要每天確認你做的事情是不是有往你的目標前進。

最後這本書推薦給想要初步認識專案管理、該如何設定自己的目標或是公司目標,以及如何執行專案,還有總覺得自己目標都沒辦法達成很懊惱的人。

CC BY-NC-ND 2.0

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