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想準時下班?透過 GTD工作管理法花更少的時間完成更多的工作

待辦工作清單愈來愈長,只會永無止盡的增加都來不及消化,或是忙完了一整天,卻發現自己沒有完成什麼重要的工作嗎?無論是在公司或居家辦公,常常都會被各種訊息打擾,無法集中注意力,導致工作進度不斷被延後。良好的工作管理方法不僅是能夠調整自己的工作方式,還能做好時間的管理,以下就告訴你,如何透過 GTD(Getting things Done)工作管理法,花費更少的時間來完成更多的工作。
圖片來源:Freepik

什麼是GTD(Getting things Done)工作管理法?

GTD(Getting things Done)這套工作管理法,是由美國的一位生產力顧問 David Allen(大衛・艾倫)於2001年著作的《Getting things Done》書中提出的個人生產力系統,並指出若同一項工作一直停留在腦海中,可能會導致一個人因完全填滿思緒而無法處理其他的工作。

GTD(Getting things Done),主要是能夠將所有和工作相關的問題、項目等內容記錄下來,再根據這些內容的時間限制和性質,去判斷下一步該如何去執行,透過這個工作管理法重整你對工作排程的認知並專注眼前的工作。

《Getting things Done》David Allen 著 (圖片來源:誠品線上) 中文譯名:搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟


GTD(Getting things Done)工作管理法的原則

無論我們需要處理什麼樣的工作內容,都可以透過GTD工作管理系統的五個階段,來判斷如何執行:

1.搜集

透過任何記事軟體或是實體的筆記本,搜集所有需要做的工作項目,內容可以是主管交辦的工作或是創作的靈感,作者將這些將工作項目集中起來的地方稱為「水桶」,每星期至少要將水桶清空一次。

2.處理

處理每項工作時,需先判斷是否要現在就採取行動,並遵守以下的原則:

A.從最上面的開始

B.一次都只能處理一項

C.不能將任何工作放回去

D.如果要判斷這件工作需要做

  • 做(花的時間少於兩分鐘)
  • 委託其他人處理
  • 延後執行

E.否則

  • 將工作先存檔以便查詢,
  • 將工作刪除
  • 使工作成熟以利下一步處理

3.組織

作者提出了一個建議的列表,可用來追蹤需要關注的工作項目:

A.下一步行動:對於需要關注的工作,訂好下一步可以實際採取的行動

對於每個需要你關注的事項,根據能夠被完成的環境,定好什麼是你可以實際採取的下一步行動。例如活動規劃,下一步行動可能就是和主管確認要達到哪些關鍵指標。

B.專案:每項需要多個行動才能完成的工作就可以算是一個專案,需要透過追蹤來確保每項專案都有不斷持續進行。

C.等待:若你有委託其他人協助處理工作,就需要在系統當中持續追蹤,確認是否已經可以進行或是需要做提醒。

D.將來/可能:這些事情需要處理但不急,例如考取證照或進修。

4.檢查

至少一星期一次檢查所有工作,確認所有新工作都有記錄到系統,且符合最新的情況,並適當進行調整及刪減,讓系統流程能夠更加完善。

5.做

若能夠把所有工作變得簡單或有趣就比較不會拖延,也可按照事情的輕重緩急來處理每一項待辦工作。

圖說:GTD(Getting things Done)工作流程圖

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參考資料來源:維基百科


原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

CC BY-NC-ND 2.0

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