Lale智慧服務入口
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Lale是華苓科技出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。

在公司群組聊天時,一定要注意哪些潛規則?

從到職開始,公司就要求要加入各種群組,例如有全公司的大群組、沒有老闆的部門群組、和同事私下的聊天群組,以及和外部合作夥伴的工作群組等等,已經成為台灣上班族在職場溝通的必備工具。
圖片來源:Freepik

使用通訊聊天軟體談論公事時,每當看到訊息時就會急著想快點回覆,但卻沒有留意應注意的禮儀,造成許多不必要的誤會發生,可能就會間接影響到未來的升遷發展。因此,我們需要培養一些在職場上的基本應對知識,當使用便利的數位工具時,也得跟著改變工作習慣與思維。

回覆群組訊息時的7個注意事項

1.貼圖的內容是否得宜

大多數的聊天通訊軟體都有支援很多有趣的貼圖,可以在忙碌的時候快速回覆訊息,也可以活絡聊天室中的氣氛。但其實貼圖也有分成適合在職場中或和朋友之間使用的內容,在工作群組中建議使用「謝謝」、「瞭解」、「收到」等,能明確傳達用意,又兼顧禮貌的有字貼圖。

另外,若使用表情符號,就得留意使用的對象以及是否有隱藏涵義等等。例如「豎起大拇指」在希臘可能會冒犯到人、「戴著太陽眼鏡的笑臉」有時會用在嘲諷某人的情境等等。

 

2.避免傳送敏感或機密資訊

若企業是選擇使用一般的私人通訊軟體來進行內部溝通,就極度建議不要傳送和公司機密相關的內容,例如重大技術資料、後台操作的帳號密碼、公司門禁密碼等等。一般的通訊軟體不像專門提供給企業專用的平台,重視資安問題並提供相對應的保護機制,能有效避免企業的機敏資料面臨外洩的風險。

 

3.非上班時間發送工作訊息

以台灣人最愛用的LINE群組來說,就常常發生許多在非上班時間,老闆或主管在群組中交辦工作事項的情形,導致員工被強迫加班,下班後還得處理公事等,濫用即時通訊軟體的錯誤行為發生。

若不是緊急需要馬上處理的問題,就建議可利用發送E-mail來代替傳送訊息,等待隔天上班再進公司處理,讓上下班時間可以完全切開。

 

4.臨時傳訊息更改行程

因為現在傳訊息非常方便,反而養成大家有急事卻不直接打電話的習慣,但並非所有人都會時時刻刻都會注意是否有訊息,而且在約定的時間快到之前,才臨時傳訊息通知需要更改行程是非常沒有禮貌的作法。

 

5.公私分明

創建工作群組最重要的目的就是要來討論工作內容,因此在大家討論正事的時候就不要再岔開話題,會影響到其他人處理的進度。若想聯繫同事間的感情,建議另外創建一個聊天群組,讓大家有個能夠閒聊或揪團購的空間。

 

6.問題在私下解決

有些人在遇到問題需要其他同事協助時,會習慣先使用私訊詢問比較熟的人,但有時不是該同事能夠處理的範圍,反而就會在這種隨機發問中浪費掉許多時間,也讓主管無法掌握處理進度。因此若有不確定的事情,建議還是直接在群組發問是否有人能夠提供幫助,會比較有效率。

 

7.使用難辨識的帳號名

通訊軟體不只企業愛用,常常也會被學校用來當作聯絡家長的橋樑,因此就會出現許多「XX爸」或「XX媽」的帳號名出現,方便老師好辨識是哪位小朋友的家長,甚至連照片都是放小朋友的生活照。雖現在普遍都有可自行編輯其他人帳號名稱的功能,但也不太可能去要求老闆或主管一個一個去做改名,且在群組當中又因為人數眾多,還要一一辨認就很不利於溝通。

 

創建群組時的重點

每當要建立一個新的群組時,就該思考只需要讓誰加入,群組愈小討論的效果就愈好,就跟開會的時候一樣,若找了一群不相干的人進去,無法確保每個人都能為這項工作提供貢獻或是得到收穫,有時人多嘴雜,反而只會降低工作的效率。

若只是要創立臨時性的討論群組,就可使用LALE EIM的密碼建群功能快速建立群組,就算沒有加入對方好友,只需要同時輸入相同的4個數字,就可以直接進入同個聊天室。

圖片來源:Freepik



原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

CC BY-NC-ND 2.0

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