Lale智慧服務入口
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如何在參與線上會議時展現專業形象?掌握3大重點

不論是遠距辦公或和分公司同事討論公事,甚至是因為借不到會議室,而選擇在自己的座位上開會等等,已經有太多的機會參與到線上會議,但還是有許多人不太習慣將會議搬到線上,因為過於緊張而忘記該如何發言,或對系統不熟悉,導致在視訊鏡頭前慌了手腳,無法展現應有的專業度。以下提供幾個參加線上會議時應注意的重點,協助大家在每次會議都能順利進行。
圖片來源:Freepik

如何打造專業形象?

1.注意穿著和儀容

在會議開始之前,需先整理好自己的儀容,別因是參加線上會議,就只注意上半身的穿著,下面就隨便穿著睡褲等過於休閒的服裝。

因視訊鏡頭有強化的效果,女性可稍微加強妝感,搭配較俐落的服裝及髮型,男性則可適當的修飾鬍子讓自己看起來乾淨和清爽。另外,也可以在臉部打上自然光,讓自己看起來更有精神。

 

2.設定視訊背景

若因為遠距辦公,無法在家中打造出一個合適的辦公環境,在視訊的過程當中,其他同事可能就會因為看到背景有各種物品導致分心,也會影響到個人形象。

使用Lale Meet企業視訊平台進行線上會議時,可透過更換視訊背景功能來建立個人專業形象。現在有許多網站都有提供各式視訊會議背景圖可免費下載,也可自行設計素面的背景再加上企業的Logo圖案。

 

3.會前確認

在進入Lale Meet線上會議室前,可先確認自己的儀容和周遭環境是否得體,並根據每場會議設定顯示暱稱、是否開啟音訊及鏡頭,避免手忙腳亂。

 

如何掌握溝通要點?

1.維持良好的坐姿

即使是在家裡辦公,還是需要找個合適的空間,避免躺在床上或沙發上進行室會議。當輪到自己發言時,身體可稍微往前,讓其他人可以看清楚自己的臉部表情,但需注意鏡頭的角度,才不會讓同事看著自己的雙下巴講話。

沒有發言時,應保持畫面可以完整地呈現自己的頭頂至胸口,雙手可自然地擺放於桌面,並抬頭挺胸,讓自己看起來有精神、專心聆聽。

 

2.留意視線位置

盡量將視訊鏡頭調整到和眼睛水平的高度,當發言時可直視鏡頭或是鏡頭下緣約2~5公分的位置,這樣看起來就會像是進行面對面談話時,注視著對方眼睛的感覺,能讓其他人感受到尊重,即使戴著口罩,也可透過眼神表達善意。

 

3.保持專心

在進行任何會議時不要吃東西,也不要處理其他的私事,除了給其他人尊重之外,在進行線上會議時,畫面會帶到每個人的臉,會比在面對面開會時更容易注意到大家的行為,只要不專心都會被別人注意到。

 

如何維持開會效率?

1.會前準備

在會議之前,需將開會時間、討論主題及相關資料提供給所有與會者,一方面可幫助大家更進入狀況,也可減少在會議中思考的時間。若有重大事項需要佈達,建議事先擬定講稿,避免有所遺漏。

 

2.時間安排

參與線上會議時,因少了面對面的接觸,增加不少困難度,為擁有更好的溝通效率,建議會議時間控制在1小時以內,若討論的內容較多,也要適時的休息5~10分鐘,避免大家注意力下降。

開會的時間建議訂在下午3、4點,先確認同仁隔天的工作待辦事項,讓大家在隔天一進公司就可以立刻處理,有時會比在一大早開會的效果還要更好。且因接近下班時間,在受到時間的壓力之下,能使會議更有效率。

 

3.先講結論或重點

開會對公司來說是一個成本,對於老闆和主管來說,他們不需要知道所有工作的細節,所以當輪到自己進行報告時,可以直接提重點或是告訴大家結論,再根據目前的會議氣氛和態度,來判斷要講到多深入,是否需要其他人提供協助,或要求公司提供適當的資源來完成工作等等。



原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

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