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4個工作技巧讓你事半功倍,有效提升工作效率!

(编辑过)
總覺得自己的工作效率不夠好,無法在上班的這8小時把工作做完,常常延遲工作進度嗎?其實除了妥善的管理時間,你還可以針對改善工作流程和環境、工作習慣等來提升你的個人工作效率,有效的管理自己做事的方式。以下就提供幾個,可以讓你在職場中事半功倍的工作技巧,從小處做起,慢慢養成屬於自己的一套高效工作法!
(圖片來源:Microsoft 365 on Unsplash)

提升工作效率的4個技巧

1.擬定待辦工作清單

當你需要擬定待辦工作清單時,建議可以先從下禮拜一整週的時間開始規劃。首先你可以先盤點本週做了哪些工作,每項工作的進度為何,沒有完成的工作預計何時完成,將這些工作列進你的下週待辦進度裡面。

現在有許多工具是APP,可以讓你條列出這些工作項目,或是你也可以手寫在筆記本上,每做完一項工作就將工作打勾。最重要的就是定期更新你的工作清單,若臨時有增減項目都要確實記錄,這樣也可以幫助自己掌握每項工作大概需要花費的時間,以利後續工作排程規劃。

 

2.決定工作先後順序

根據美國前總統艾森豪提出的決策法則,我們可以根據待辦事項的緊急和重要程度,區分成4種狀態,再根據這些狀態去決定工作的先後順序,以及是否要自己處理。

根據維基百科紀載,艾森豪法則待辦事項詳細的區分方式如下:

1.位於「緊急且重要」的待辦事項須立即親自開始動手完成。例如:危機、截止日期迫在眉睫

2.為「重要但不緊急的事情」設立完成日,並且親自完成。例如:人際關係、訂計畫、休閒放鬆等。

3.「不重要但緊急」的事情可委託他人代辦。

4.「不重要又不緊急」的事情就移除不做。例如:單純浪費時間的事情

(圖說:艾森豪法則)

3.將工作項目細分

通常接到一項難度較高,且需要花費大量時間的工作時,通常會感到壓力很大甚至不知所措,不知道該從何做起,也不知道該如何安排工作進度。

當你接到這類大型任務時,可以試著先將工作項目拆解,細分成各個小項目,像是一項活動規劃的提案,你就可以將它細分成:競爭對手調研、活動方式、推廣方式及對象、預期效益、分工表等項目,在根據規劃所需要的先後順序慢慢消化每項小項目,最後就能完成這份工作了。

 

4.減少外在的打擾與刺激

外在的打擾和刺激常常會打斷我們專注工作,若你開始投入一項工作,建議你自己設定一個時間,例如每半小時或一小時才去檢查一次E-mail或是訊息,也可以在通訊軟體中標註自己正在忙碌中,若有急事請用電話聯絡等等。

另外也可搭配番茄鐘工作法,調整自己的工作節奏,維持專注力並獲得適當的休息!

 

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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

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