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管理者該如何管理遠距員工? 5大重點提升國際遠距辦公生產力!

在遠距辦公的工作模式下,我們省去了通勤的時間,在工作上獲得更大的彈性,但同事之間也因此逐漸疏離,溝通與協作方式,也從面對面的交談,轉為大量的線上會議或文字溝通,多少都造成了資訊的落差,也影響管理者如何去控管所有團隊成員的工作進度及效率。透過以下5大重點,一起來瞭解管理者在遠距辦公模式下,如何帶領團隊提升更高的生產力!
圖片來源:Freepik

遠距辦公時該如何管理遠距員工?

1.調整管理心態

遠距辦公對於管理者來說,最大的差別就是無法隨時待在員工身旁監督,常常擔心大家是否在家摸魚,因此採取種種遠距查勤行為,像是不斷打電話、傳訊息給員工關心工作進度,要求工作日誌必須清楚寫出每項細節等等,但往往有過多這樣的舉動,反而會造成大家的心理壓力。

在遠距辦公模式下,企業需要的是對員工抱持更多的信任,或明確訂定出績效衡量的準則,讓每位團隊成員學習如何控管自己的產出進度,逐步培養大家對於遠距辦公應有的工作態度。

 

2.重視產出成果勝過過程

能夠遠距辦公的工作通常不被地點和時間所限制,若在家工作或多或少都會受到家庭因素影響,需要照顧父母或孩子等,就很難在公司規定的一般上下班時間聚精會神的工作。

因此建議在遠距辦公模式之下,管理者應適當的給予員工在工時上保有更大的彈性,平衡工作與生活之間的關係,在最能發揮自己生產力的時段,更有效率地完成工作,並將管理重點放在工作的成果上。

 

3.做有效的溝通

遠距辦公時通常會透過電話、文字訊息、視訊會議等方式來討論工作,管理者可以根據事情的緊急程度,讓員工瞭解什麼情況要採取哪種溝通方式,明確的訂定出一套準則讓大家遵循。

  • 最緊急:須馬上通知、得到回覆
  • 若急於馬上連絡對方,建議直接播打電話或使用語音通話。許多人已經習慣使用即時通訊軟體溝通,若對方沒有馬上已讀甚至會感到不滿,忘記最直接的方式還是透過電話,若需要多方共同討論,也可採取多人通話或發起線上會議。
  • 緊急:須半天~下班前回覆
  • 若需要指派工作或是確認某個事項,建議使用即時通訊軟體。使用文字溝通的好處是能夠隨時查詢過去的對話紀錄,若對方正在開會或是忙其他事可以先留言,較不會直接打擾到對方的工作。但因每個人對於文字的理解有所不同,重要的事情建議還是要以口頭確認細節,避免造成不必要的誤會。
  • 不緊急:單方面通知或是三天~一週內須確認回覆
  • 若內部需要同時對多人發佈一則公告,或是確認會議討論內容及安排後續的工作,建議使用 E-mail 作為溝通渠道,比起使用即時通訊軟體來得更加正式,能一次統整完整的資訊,也避免被群組中大量的訊息給沖散。

延伸閱讀:2023 遠距辦公實用溝通工具推薦!提升團隊協作高效率

 

4.給予員工鼓勵及提供資源

適時的激勵員工,可幫助提高企業的生產力以及對外的聲譽,也能吸引更多的人才,且員工若在工作上感覺受到重視、得到成就感,能夠對企業產生忠誠度,降低想要離職的想法。

另外,也需確保遠距員工能會取需要的資源,像是資金、人脈或技術支援等,評估是否需要定期進行人員培訓,盡可能給予工作上的幫助。

 

5.定期與員工交流、獲取反饋

由於遠距辦公減少許多團隊成員面對面交流的機會,因此更難察覺到大家對於工作上有哪些困難或是想法,建議可以定期每個月或每一季舉辦線上聚會和大家聊聊,一方面能增進團隊間的感情,另一方面也能對彼此有更進一步的認識。

另外,可藉由調查問卷來收集大家對於工作的滿意度,發表對公司政策上的建議,幫助管理者更瞭解員工的想法,並針對問題進行處理,聆聽員工的心聲做適當的調整。

 

遠距辦公專案管理工具推薦

1.Lale辦公-專案管理:精準掌握專案時程與成本

遠距辦公時,為能夠如期達成團隊目標,除了成員需培養自我管理的能力,許多管理者會選擇採用專業的專案管理工具,幫助掌握團隊成員的工作進度與績效。

透過 Lale 辦公團隊協作平台的專案管理功能,管理者可於系統檢視部屬的的工作項目資訊,像是工作的優先權、難易度、工作主題、起訖日期、工作進度及負責人等,更可從甘特圖控管專案流程及成本,避免各個專案所需人力相互衝突,確保專案能在兼顧品質的情況下如期達成。


2.Trello:介面簡潔好上手

圖片來源:Trello

Trello 常被用於管理團隊的專案開發,簡單直覺的操作介面,可將工作拆分給不同的負責人,隨時追蹤工作進度,且可支援跨裝置資訊同步,自由切換電腦或 APP 操作,有利於團隊成員共同協作。但 Trello 並沒有提供行事曆相關的功能,只能專注於目前任務的完成時間,對於大量工作的排程管理較不友善,目前也不提供甘特圖,較建議個人或小型團隊使用。


3.Asana:適合跨部門協作

圖片來源:Asana

相較於 Trello,Asana 的設計更有利於區分團隊和自己本身的待辦工作項目,管理者可建立任務後指派給團隊成員,或是由成員自行建立任務內容,適合用於跨部門的專案管理。目前免費版僅支援15個人共同協作且功能有限,無法使用自動化、整合功能,付費版的費用相較其他常見的專案管理工具還要更高,可評估團隊的需求後再決定是否升級。

 

瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台:https://lalework.flowring.com/LaleWork/

原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結



CC BY-NC-ND 2.0

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