滾石西恩
滾石西恩

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【超閱讀觀點】做好簡報檔不等於成功的簡報,做簡報前該知道的八件事。《如何幫雞洗澡》

「要怎樣才能做好簡報?」

這是一個很常見的問題,但這個問題中的「簡報」,通常指的是「PPT(或Keynote)」,也就是說,問的是「如何做好PPT?」

一場成功的正式會議,最重要的是要爭取與會人員的認同,達成共識並促成行動。因此,簡報中的PPT(或Keynote)固然重要,但絕對不是全部。舉凡簡報的目的、簡報前的溝通、聽眾掌握、場地檢查、簡報中的問答,都是影響簡報、會議成敗的至要關鍵。

《如何幫雞洗澡》書名看似很鬧,其實是作者小時候參加簡報比賽時,真的帶了一隻雞,向評審簡報「如何幫雞洗澡」的故事而來,當然雞不像簡報一樣溫馴可操控,作者在簡報過程中雖然歷經許多突發狀況,不過最終仍獲得評審一致好評。

不過這本書要強調的是,它所指的簡報,主要是以商務簡報而言。TED跟賈伯斯的演講很棒,但把結局留在最後,或是賣關子的方式,比較不適用商務簡報,作者也不建議模仿。

除非你是賈伯斯。

西恩看完後,整理出以下八點重點,提供大家參考。

  1. 做好簡報的第一步,先問自己是不是非做簡報不可?
  2. 簡報的目標為何?
  3. 了解聽眾的屬性
  4. 提要報告的重要與必要性
  5. 成功簡報背後看不見的努力-預先推銷
  6. 成也資料敗也資料
  7. 你害怕QA時段嗎?
  8. 簡報的研究

做好簡報的第一步,先問自己是不是非做簡報不可?

要打造精彩的簡報不是一件容易的事,一旦決定做簡報,包含簡報故事構思、找出關鍵數據、雕琢文稿內容等,必須花費許多時間,因此如果可以不做簡報,就可以達成目的,那就可以把節省下來的時間拿來做更有意義的事。

而需要做簡報的時機,有需要大家做決定時、需要支援時、必須讓大家了解某個狀況時與老闆需要你做簡報時;不該做簡報的時機,則有可以改用其他更簡便的方式傳遞訊息時、尚未有明確建議時、大家意見不合時。

簡報的目標為何?

「簡報不就是先擬好草稿後、再依據草稿插入適當的頁面,然後組合好順序嗎?」

看起來沒錯,但這就陷入最常見的簡報製作誤區,如果簡報只是把事實跟資料蒐整好,那只是一份沒有價值的簡報。因此,一開始必須要先釐清會議重點為何?要傳遞的訊息為何?討論的目標是什麼?想要聽眾達成何種行動?

「先找出訊息,言詞自然隨之而來」--羅馬共和國傳奇演說家加圖(Cato)

了解聽眾的屬性

找出目標觀眾偏好

每個人都是獨一無二,想要用同一份簡報打動所有人是不可能的事。簡報前,必須要清楚掌握目標觀眾,他們喜歡大團體或是小團體簡報?是讀者型還是聽者型?他們信任誰?他們的思維模式為何?才能在一開始立於不敗之地。

了解其優先重點

另一方面,要考量的是目標觀眾與簡報主題的關係,除了了解主題的重要性、觀眾的目標,以及觀眾已經知道了多少資訊等面向外,最重要的是,要知道觀眾是否心中已經有了定見。如果觀眾反對你的立場,那簡報就要把可能選項的優缺點都列出,才能找出最適合的結論;如果觀眾贊成你的論點,那就可以儘速談到簡報者的建議。

提要報告的重要與必要性

就商業簡報而言,提要報告的重要性在於,聽眾可能來自各部門,都有自己的事情要處理,因此能抓住聽眾注意力的時間有限,在一開始就以一頁左右的提要報告,陳述簡報重點,包含建議事項,除了可以讓聽眾先了解簡報的精華外,更重要的是,如果一開始就能獲取聽眾的認同,那麼自然在後的簡報中,遭遇的阻力會大幅縮小。

成功簡報背後看不見的努力-預先推銷

如果你的簡報是涉及跨部門的議題,但是與會人員是在正式會議上才第一次看到簡報內容,那會發生怎樣的狀況?

眾人提出的疑問、質疑與建議,可能就會讓簡報的評價大打折扣。

要避免這樣的狀況,可以先預先推銷,優點在於可以掌握眾人的立場,並且集思廣益,如果有反對意見的話,可以藉此機會了解原因,想辦法消弭,並在這過程中,讓大家感受到尊重。比較好的做法是在正式會議幾天前,甚至前一週,先安排小型會議,在了解大家的看法後,徵詢與會人員的建議,在正式會議前消除疑慮,並採納建議,確保正式會議時,簡報能更加順遂。

成也資料敗也資料

出色的簡報通常會以數據資訊最為基礎,有了強而有力的資料作為支撐,簡報才能令人信服。

不過也因此,在數據資訊運用上要更加小心,除了要考量所引用的數據,對自己簡報相關主張是否能形成強而有力的支撐外,更要注意資訊的來源是否具公信力,是否有誤,才不會反而讓觀眾提出質疑。

書中也提出實驗結果顯示,複雜的分析具有強化論點的效果,人只要遇到數理公式,就會覺得研究特別嚴謹,有助於提升簡報公信力。但在實際運用這些複雜資料前,必須先向觀眾解釋。另一方面,簡單的數據則因計算過程前顯易懂,因此容易贏得大家的信任。簡單與複雜數據各有其優缺,端看簡報內容決定如何運用。

你害怕QA時段嗎?

商務簡報與TED演講一個不同的地方是,通常會允許提問。

觀眾提問不見得都是壞事,不過如果能掌握清楚問題與答案,那自然更能夠化阻力為助力。

要預防突如其來問題的方式,最積極的作為,是在簡報前先預測觀眾可能會提出的問題,並先琢磨如何應對,如果已經確定某些重點是觀眾必定會提出的問題,那與其等觀眾問,可以先點明問題說明。

在解答過程中,務必要先仔細聆聽問題到最後一句一字,好好聽清楚問題,一來不至於會錯意,二來表示對提問者的尊重。在聽完問題後,可以重述一次問題,盡可能完整回答,一併提供數據,強化論述,並在回答過程中,觀察提問者的反應。

但如果遇到不知如何回答的犀利問題呢?

可以用婉轉措辭。比如不確定的數據,可以用「接近多少」取代精準數據,在會議結束查明後發電子郵件給對方說明。

另一方面,可以請對問題更有研究的其他人代答,如果真的不知道,那麼坦誠以對,說明「不清楚答案,會在會議結束後查明並回覆」,也是一個答案。

簡報的研究

書中提出幾個與簡報有關的實驗結果,非常有意思。

一、簡報內容用字艱深,不會讓觀眾覺得簡報者比較聰明。

二、人們喜歡複雜,但複雜卻不容易引發人們做出決定。從簡報角度來看,聽眾可能會希望你提出更多的資訊與細節,但過於龐雜的簡報,不容易取得大家的共識、促成行動。

三、人碰到難讀的東西會覺得它特別難,如果簡報呈現上,讓觀眾覺得不好懂,會引發抗拒心態。

西恩後見

在看《如何幫雞洗澡》過程中,前面有許多各界推薦好評,原以為這本書是在講如何製作簡報,但其實更多是在講「製作簡報檔」以外的事,而這也是最為大家所忽略的。

以前西恩會認為,「要如何講好簡報」,但看更多簡報相關書後,發現其實應該是要從講者角度,轉化成聽者的角度,從「要如何講好簡報?」變成「什麼是聽眾關心的重點?」

西恩想起,前陣子在臉書上看到一位追蹤的攝影師,提到回學校上課時,第一節課間休息時,學生反應講的內容不是他們想要的,攝影師因而為此動怒,好在第二節課即時做了調整,也讓反應活絡起來。

如果我們努力準備,卻不是對方要的,這過程中所花費的時間與精力也就白費,而中間所產生的落差,就可能讓原本好的結果走向壞的結局。

簡報就跟平常與別人應對進退一樣,很多時候,出發點都是好的,但中間呈現方式不對了,結局就可能不符預期。

最後分享書中兩句讓西恩有感的話。

如果想要成功,就不能甘於「不錯」,一定要設法出類拔萃。
簡報是一種不斷循環的過程,而非一次性活動。

如果想要學做好簡報檔的細節,《如何幫雞洗澡》可能不是好選項,除此以外的,都可以在書中找到解答,讓簡報不止於「不錯的簡報」的地步,而達到出色的境界。

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