鴻雁東南西北飛
鴻雁東南西北飛

不入流作家,用文字記人、記鬼、記食、記人生……

大學生連e-mail都不會寫?!--五個步驟,教學生寫出簡潔又吸睛的信

與其抱怨大學生不會寫e-mail,不如花一點時間親自教。我採用一套簡單的方法教大學生寫信,由於方法簡明扼要,學生在短短時間內便能夠吸收且活用,成效顯著。上個禮拜,我把同樣的課程搬到我的國中作文班試上,效果同樣出色!

自從在大學兼課以來,時常需要和學生e-mail往來,這才發現:現在大學生普遍不知道寫信的基本禮儀,在內容上不是語焉不詳,就是寫得落落長,卻不知道重點在哪裡。為此,我曾寫了一篇文章反映這個現象,(詳見:〈收到好幾封沒有署名的信之後有感〉)後來,也見到幾位在大學教書的老師有類似的抱怨。

不過,雖然問題的根源在於千禧年後出生的孩子,在成長階段就被手機綁架,缺乏閱讀與書寫的磨練。然而,不得不說,在學校教育當中,也不太注重實用性的表達練習,沒有認認真真教過他們如何寫一封兼顧格式禮儀及文詞通達的信件。所以,我們自己也需要負部分責任。

自從意識到這個問題以來,我一直想設計一堂課,教導學生寫信的技巧。碰巧,最近拜讀了虎尾科大通識中心教授王文仁所著的閱讀寫作公開課--大學老師神救援,國文上課不無聊!,書中的第一堂〈給老師寫一封求情信〉,王老師正是在分享指導學生寫e-mail的方法。

於是,我在王老師所傳授的教學方法之上,又添加了一些個人的設計,並且在這個學期的第二堂課帶學生實際操作。由於這套方法簡明扼要,學生在短短時間內便能夠吸收且活用,成效顯著。上個禮拜,我把同樣的課程搬到我的國中作文班試上,效果同樣出色。

既然大孩子、小孩子都可以快速掌握寫信的要點,可見他們的確是過去缺乏專業的訓練,因此不會寫信。我們與其抱怨,何不如花一點時間教導他們呢?

信件格式的部分,很容易上手,本文不贅述,可參考《風傳媒》刊載的〈學校不教,但你一定要會的email信件格式禮儀!超基本、能做好印象就會大加分〉一文。以下,我主要分享教學生寫出簡潔通順的信件內容的教學步驟

一、針對情境(1),根據自己的方式寫e-mail

在正式教學生寫信的方法之前,我依據過去曾經處理的一個真實案例,(〈當了一個大六學生以後……〉)設計成情境,請學生以小組為單位,討論看看:如果你是當事人,怎麼樣寫信向老師求情,會讓老師心軟?然後寫在學習單上。這個情境如下:

  • 你是一個大六學生,這個學期再不畢業,就要被退學了……
  • 但是你仍然很混,洪老師的課,你時常缺課,連期中考也沒有來考……
  • 快到期末,你開始怕了。最後五堂課,你每一堂都到,作業都有交,期末考也有來考……
  • 然而,當你收到成績,竟然現只有49分,你嚇了一大跳,因為這是你唯一不及格的科目,你不知道如何跟父母交待……
  • 最後,你決定寫信跟老師求情……

之所以在講述方法前,先讓他們根據自己的理解來寫信,是為了現場搜集負面教材,這樣他們才會清楚見到自己的盲點。

二、上台朗讀信件,老師當場解說

我給學生二十分鐘的時間寫信,完成後上台朗讀,接著先交由台下同學給予回饋與建議,再由我來講評。

整體來說,雖然他們所設計的缺課理由五花八門,有的還挺有巧思--只剩半年壽命,完成學業是臨終前唯一願望,或是爸媽吸毒被關,他要承擔家計照顧弟妹……--但在敘述時,他們通常無法掌握表達的重點,我時常聽了老半天,還不知道他們希望老師怎麼幫助他。如:

格式錯誤和錯字就不說了,這封信最大的問題是:他根本沒有說明他是被我當的學生!我學生這麼多,哪裡記得當過誰呢?如果我同時要讀數十封信,可能根本懶得看完,就把信給刪了。

類似這種主題不明確的信件還有不少。看得出來,沒有受過寫作訓練的學生,一下筆是想到什麼就寫什麼,沒有把讀者閱讀時的反應考慮在內。

經由我的解說,並且請他們設身處地想想收到這種信時的感受,他們大致能夠了解沒抓到重點的信件,不但不能解決問題,還有可能惹惱收件者。

但是,到底該怎麼寫呢?其實信件結構很簡單,只有三個部分,比傳統的起承轉合更好用……

三、運用「倒金字塔結構」寫e-mail

王文仁老師建議採用「倒金字塔結構」來寫信,我在〈「不罰寫,那要怎麼教?」我現在就給你明確解答!〉一文中也採用這個方法講授自白書寫作。如圖:

倒金字塔結構是按照事情的重要程度,由上而下依序書寫。

首先,先採用六何法在第一段簡短交待「事情經過」,讓收件者快速了解你來信的用意。即使收件者正忙,讀過第一段後也可以清楚掌握信件大意,不至於耽擱太多時間。以情境(1)來說,可以這樣寫:

老師: 您好,我是您這個學期「閱讀與創意發想」這堂課的學生吳○翔。今天我收到成績,發現我被當了,可能是我期中前的出席狀況不佳。但我期中以後的作業都有交,想請老師幫我確認成績,或是看有沒有機會補救

在這一段中,除了「地」沒有必要提到,其餘的人、時、事、為何、如何等,都有放進段落中,如此便可以讓老師了解你的狀況和目的。

接下來,如果老師有空讀信的話,會想了解你缺課過多的理由,你可以在第二段的「說明」當中解釋。如:

因為我是家庭的經濟支柱,而且來自單親家庭,需要承擔家計,我一週有六天都要打工。而您的課剛好和我上班時間衝突,如果可以調班的話,我都會努力跟同事協調;但如果真的沒辦法調班,也只好蹺課。我真的不是存心蹺課,是有不得已苦衷。請老師諒解!

最後的「結論」,用一句話扼要點出來信重點,提醒收信者。如:

總之,我再畢不了業就要被退學了。希望老師幫我再次確認成績,或者是有什麼補救方法,我都會盡力配合,不會讓老師失望。

寫完三個段落後,加上祝福語和署名,一封旨意清晰、文詞暢達的信件不就輕鬆完成了嗎?

四、設計清楚明白又吸睛的主旨

不只是大學生,很多人在寫信時很容易忽略主旨(標題)的重要性。一封有好主旨的信,會讓收信者在茫茫信海中優先看到這封信的存在;相反的,一封主旨模糊的信,就算信件內容再動人,收信者可能會壓到最後再打開來看。

如何設計好的主旨呢?關鍵就是:主旨必須一眼便讓收信者知道你的目的,並且稍微透露一點急迫性。以下幾個失敗的主旨,是學生寫信給我時,常常使用的標題:

  • 致歉信」:看到這個主旨,我會心想:「致什麼歉呢?最近沒人得罪我呀,晚一點再看好了。」
  • 老師請教一下」:看到這個主旨,我會心想:「好像不是很急嘛,有空再看吧。」
  • 請解釋我的成績」:看到這個主旨,我會……直接把信刪掉!

比較理想的信件標題應該是:

老師,請幫我確認成績,我不能再被當了……

光看標題,我立刻知道這件事有急迫性,即早處理也許還有挽回餘地,當然會馬上點閱。

五、針對情境(2),根據新的方式寫e-mail

講授完,不能光說不練,我設計了情境(2)請他們以剛剛學到的方法寫e-mail。情境如下。

  • 你們這一組有一個很混的大四學長,時常蹺課,即使來上課也在滑手機……
  • 期末報告佔40%,每個人都要分配工作,學長分配到查資料……
  • 報告前最後一次討論,你們發現學長兩手空空,什麼都沒準備……
  • 你和學長表達不滿,學長還嗆你:「學弟,幫忙一下會死哦!」……
  • 於是,你只好把學長的工作分配給大家……
  • 身為組長的你,知道組員不滿,不想讓他平白無故得到成績,所以寫信跟老師說明,請老師處理……

我一樣給他們二十分鐘寫信,然後再將學習單收回來批改。當我看到他們寫的信,雖然仍有進步空間,但他們在兩堂課之內的成長真的相當明顯。我打從心底認為:

學生真的不是笨,也不是不肯學,但到底為什麼在台灣的義務教育當中,沒有好好規劃一堂專業的寫作課,讓學生鍛鍊這些重要且不可或缺的技能呢?


CC BY-NC-ND 2.0 版权声明

喜欢我的文章吗?
别忘了给点支持与赞赏,让我知道创作的路上有你陪伴。

加载中…
加载中…

发布评论