深邃月光
深邃月光

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對於辦餐會之思考(下)

因為自己是站在代表公司的立場,而不是個人,說話當然可以大聲些,要為公司同仁多多爭取才是,因為對方也知道,做好這一次,就可能有下一次的機會。

接續上一篇文章,當然,也不能排除這是對方的行銷技巧,先排入候補,有種不確定的感覺。要等到前面有人取消訂位,才能空出場地來。無論如何,在積極爭取下,終於是拿到了場地使用權。而接下來要做的就是安排桌位等細項,看是誰要跟誰坐,素食的同仁需要素食套餐,價位又是多少等等。另外還有現場設備的設定,例如場地的格局如何?光線是否充足?會不會太昏暗?需要準備音樂和展示圖片嗎?再來還有場地裝飾的問題,需要去購買裝飾品和到現場佈置。而佈置也要符合場地的規定才行,不能任意佈置而破壞場地,可能會有賠償的問題產生。

再來,還有停車的問題。既然是要移動到用餐場地,可能會有同仁需要開車前往。那麼,有沒有提供免費停車的服務?或是另外要收取停車費?而這些停車費是否要由公司來買單?都是需要開會討論後才能決定的。舉辦活動並不容易,因為我方的需求,對方未必能全數滿足,例如場地設備有一些限制,導致影響到聚餐活動的舉辦。而且還要注意執行狀態,萬一對方窗口沒有即時回應,還要追蹤最新的狀況是如何。再者,主辦活動,也會受到我方人員的提出各種建議。這些建議有些是很值得去採納的,例如上菜時間的調整。何時要開始上菜?中間要休息多久以讓各部門主管上台發表談話,或是發放各種好康。有些則聽起來像是抱怨,例如餐點太少或不夠美味等等,按照月光的標準,只要能準時上菜,然後餐點新鮮擺盤正常就可以了,還要求美味和份量多,那麼預算也要跟著增加才是吧!

但正是因為自己是負責這一塊,我方人員就只能透過自己來反應給對方知道。對方的窗口也是只能透過自己,這就是一種溝通橋樑。到底能不能做到?反應的人員想說什麼就說什麼,自己可以負責傳遞消息,或是積極的爭取看看。有的事情沒去提,也不知道結果會如何。或許對方會答應也說不定?因為自己是站在代表公司的立場,而不是個人,說話當然可以大聲些,要為公司同仁多多爭取才是,因為對方也知道,做好這一次,就可能有下一次的機會。

相對的,因為是窗口,所以對方的主管也對自己很客氣,雖然他們明知並非由月光買單餐費,但還是想要留下個好印象。這種狀況就跟民代有些類似,真正的權力是來自於後方的群體,而非個人本身。所以不要忘記,對方的主管對自己恭敬,是來自於想要給整家公司都帶來好印象。月光覺得,辦餐會的經驗讓自己有了不少體悟,身為代表也知道自己的責任所在,要到餐會結束並完成場復後,才能卸下重擔。要溝通的事項固然不少,但只要能從中確認清楚,那就是一次愉快的合作,達到雙贏的結果!

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