93年林同學
93年林同學

工程師;終於接受喜歡努力奮鬥是自己生活中的一部分

寫工作筆記的反思 (2)

一個檢討自己工作筆記術的故事,如何讓自己選擇開始並持續下去?

前面一篇的反思,提到我正在建立一個屬於自己的工作筆記系統。從最一開始的做法和遇到的問題,到反思自己做這件事情的初衷,最後是優化方式。每隔一段時間就檢視自己寫筆記的方式,就和每隔一段時間就檢視一下自己是不是該跳槽了,一樣的重要。

隨著時間的推移,人的習慣會悄悄地改變,你有可能因為一篇文章的介紹而開始一個好的習慣,也可能因為別人的一句話或路上的一個廣告,潛移默化地開始一個會消耗自己的壞習慣。寫工作筆記的方式也是如此,每個人都會需要定期地反思一個流程的對自己的意義和它帶來的成效。讓我們接著反思,接著看下去 ...


故事是這樣的,工作上遇到的困難

那天和主管 1-on-1,期間我檢討了一些自己工作上的缺點。比如,常常因為高估自己的能力而造成專案延期,以及不能很好的掌握每個專案成員的進度。當然,我也同時間在心裡檢討了一下主管們的缺點,哈哈。

第一,同事們總是會覺得為什麼自己那麼忙,主管卻很閒的感覺;第二,主管們的技術專業蠻需要被檢討;第三,這個算是自己心裡的OS,「主管安排的工作很不線性。常常臨時交辦一些耗費時間的文書工作,搞得每個人的工作時間很不線性。」或許會有人這樣抱怨:「Code 沒辦法如期完成就算了,但如果是因為開一些低效的會議,之後還要再加班把程式寫完。那真的會很心累。工作時間都像是自己擠出來的」;第四,主管們對一件事情的掌握程度和處理態度,會讓人感覺,只要不出事就萬世太平;

上面大概是每個打工人,心中可能都會有的想法,抱怨工作的同時,也抱怨主管。如果你也常在工作上經常性地被一句,「在忙嗎,需要你的幫忙」,被迫打斷自己的工作,那麼你可能也早已經深陷其中了。有句話是這樣說的,「毀掉一個人最快的方式,就是讓他一直忙下去。」,直到沒有時間成長。

哈哈抱怨結束。其實我想強調的問題是,工作時間或工作項目的不線性,比如常常會要你做這個或那個的一些小東西,或者既要你擔任主要開發者,又要你安排專案團隊成員的工作進度。「差點沒有翻桌子走人。」

所以回答這個問題:「為什麼寫每日的工作筆記是重要的?」目前寫每天的工作筆記對我而言,就像是訓練一個頭腦外部的神經元區域。筆記的內容會記錄一些我當天遇到的事情經過,摘要會議記錄的內容,或者整理自己的思緒,等等。這時候就很希望自己已經得了一種,聽到什麼有用的東西,就一定要趕快寫下來好好記錄的病。

原來學生時期,我是這樣記筆記的

最近也回去看了一些自己研究所時期,為了寫論文而做的筆記。因為事隔幾年,不可避免地要去找筆記在哪裡,然後做一些整理等,也很慶幸自己當時有留下這些。

筆記的種類大概可以分成兩種,印象筆記軟體和黃色的便條紙。印象筆記上我會用月曆記錄事情,也會條列出論文的文獻,或者論文的研究數據。

至於黃色的便條紙上,我一般會寫腦海裡突然的想法或一些關鍵字。當時為了要找到決定研究方向和自己論文的題目,關在房間裡面閱讀很多文獻,或和 Google 進行一問一答的對話。因為我選擇的研究方向,涉及的領域範圍很多樣,每個小領域又各自有人已經深入地去研究。而且,網路上的內容又有很發散的特點。很多時候,自己會在便條紙上迷失寫論文的方向,造成寫論文的或發表論文的最後截止日期,每次都被安裝上輪子;經常性不由自主地被動滾動調整。那時候對寫論文的時間管理的掌握程度很低,我想其中一個原因就是自己處在一個低效率的工作流程之中。

好在後來有順利畢業啦。

從故事反思,遇到了什麼問題

  • 待辦事項,常常鍵盤打完字之後隔了幾天就忘記,注意力太細缺

  • 職場上主管得安排工作也很不線性,需要你一個人做兩種工作

  • 研究所寫論文時期,研究領域既廣又深,造成筆記內容和結構太發散


如何讓自己選擇開始並持續下去

寫每天的日誌很重要,也可以解決上面的問題?

好記性不如爛筆頭… 每日的工作筆記,對我而言就像是日誌一樣,企圖想要在工作中抓住時間的尾巴。記錄每天的經歷,是整理自己思緒很好的開始點。試想一下,如果一件事情的出發點和想要獲得的成效,沒有被自己明確地定義出來,那又要怎麼說服自己沒有在混日子,又要怎麼開始一天的工作呢?

從問對自己一個問題開始

思考一下,當主管突如其來地請你幫忙一件事情,你會怎麼處理?比如,主管要你盤點前人留下來的專案可能被影響的範圍。)下面分享給大家,我的處理方式。

我一開始會告訴自己要不帶感情地趕快做完就結束,但是類似機械一樣的重複性工作,除了帶來工作倦怠,或者更進一步導致團隊一起選擇安靜離職,集體躺平的負面影響。取而代之地,我先從問自己 3 個問題開始。問題考慮的面向,可以先從自己出發,然後延伸到團隊成員上。

  • (How) 怎麼會做比較好?

  • (What) 做這件事情意義是什麼?

  • (Why) 我為什麼要做?

當然首要的目標還是高效的完成任務,所以我把 How 放在最前面。其次,當工作完成的差不多的時候,我就會開始準備思考,做這件事情的意義是什麼。或許是為了團隊能更好的合作,或者是希望在未來可以避免可能的問題,又或者只是一個形式上的流程。

最後,我選擇自私一點地從自己出發,反思自己在處理這件事情上所扮演的角色,也就是我為什麼要做。我是一個執行者? 或者是一個追蹤進度的人?或者是會舉一反三,優化過程的人?

另外值得注意的是,這些問題的順序也很重要。如果你一上來就先問自己,「我為什麼要做?」。那麼你一定會工作到很心累,主管也可能會覺得自己好像請了一尊佛。

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