呂紹民 darrenlu.eth
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【如何準備一場有效率的會議?】

這是 PM 系列計畫的第三篇, 近期主要會以書籍心得、整理為主
再加上一點自己的菜鳥實務經驗,歡迎各位可以一起參與這份讀書計畫!

「從需求到設計 - 如何設計出客戶想要的產品」



會議:令人又愛又恨的工具

會議是一種方便大家溝通的工具,沒有會議基本上沒辦法開發出任何產品
應該從中學開始,就有各式各樣的會議在生活週遭中

大部分的會議感受都是:冗長、枯燥、偏離主題,不能達成任何目的
然而,卻又深陷其中無法自拔,而這章就是要討論如何改善這個問題!

如果會議很恐怖,那就是你的流程有問題


打造會議規則,建立參與和安全感

  1. 不得打岔:由於個性使然,每個人在會議的發言積極度不大相同。而當自己鼓起勇氣發表意見,卻被打斷時,往往造成會議變得無效。因此會議主席應禮貌的要求打岔者「閉嘴」
  2. 限制發言時間:同上,為了避免有人一開始講話就講不停,可視情況設定發言時間,讓其他人感覺開會比較舒適,願意發表自己的意見(同樣適用於老闆!)
  3. 禁止人身攻擊:當立場相佐時,由於情緒的激化,為了讓自己看起來更為強勢、意見更為可靠,有時會忘記這項規則。因此,會議前要先闡明這點,以讓會議順利進行
  4. 減少壓力:有人壓力大狀態最好,也有人反而會讓腦袋打結。因此可以設定一個「離場機制」,每個參與者都可以要求離場一分鐘冷靜自己,且無需說明理由,以減緩會議壓力
  5. 充分討論,但準時結束會議:如果會議的時間內,無法充分討論所有意見,則不應猴急地做出相關決定,而是盡快敲定下一次時間,讓大家能充分表達意見,但又不拖累會議時間
  6. 處理相關事項:會議偶而會有各種想法臨時產生,但這些想法會讓會議失焦、偏離主題。建議可以在白板旁邊放一張「相關事項海報」,將這些想法記錄下來、日後處理
  7. 修改規則:會議中總是有一些意料的狀況會發生,如果不得已需要修改會議規則,應該取得所有人的共識與討論後,由主席宣布修改規則


讓沒來開會的人,也有安全感

上面的七點規則,對於「應該參與會議」的人,這些規則很好理解
但有時,我們會遇到「應該要來但沒來開會」或是「不該來但硬要開會」的人

這些「未出席」或是「硬要出席」的人,都會造成「會議結論」的無效
所以以下規則,建議開會時也應列入考量,以控制會議參與人員:

  1. 邀請適當的與會人員:會議成功的主要原則就是,邀請適當人員參加開會!
  2. 公布議程並遵守議程:當會議偏離主題時,即使進行得很順暢,卻可能對「偏離主題的相關人員」造成風險,可能會影響利益。下一次開會,為了保險,所有人都會跑來參與會議
  3. 排除臨時動議:同上面的考量,通常在討論需求時沒有「真正臨時動議」需要馬上討論,為了避免不信任的狀況發生,應遵守議程,以免不相干的人來參與會議
  4. 處理不速之客:如果有不相干的人員來開會,不能假裝沒有看到,必須謹慎處理。也許可以事前請他們離開,否則他們會積極開始參與,以「證明」自己來開會是正確的


妥善規劃會議

上面的這 7 + 4 點原則,原則上適用於所有性質的會議,像是:
公布消息、搜集資訊、激勵士氣、激發更多概念、刪減概念等等,各有目的

此外,規劃會議的第一原則,也是唯一一個原則

一次會議只有一個主題,兩個主題請務必開兩次會,並隔開休息時間

最後,掌握這些原則後,已經可以順利的舉行一場會議
把所有的行政事項、議題都列在一個 CheckList 上,而檢查表的第一個問題就是:

你是否已經妥善規劃這次會議?


實際案例 QQ

其實自己從高中辦營隊以來,一直都有大大小小的會議需要參與
而需求的討論,更是現在高頻率執行的工作之一,有些會議很順、有些則很冗廢

就我自己觀察,當參與人數越多時,越需要制定規則

相反的,當會議人數在三人以下時,其實就可以免除規則,快速的溝通討論
當然,快速溝通的前提是:你們彼此熟悉,且了解彼此的對話模式

環境上,大公司的利益糾葛較多,所以「制訂規則」與「會議主持」就格外重要
相對地,新創則較不需要擔心類似的問題,因為有什麼問題趕緊解決就是XD

不知道大家都遇過什麼奇耙的會議狀況呢?分享一下吧XD


2020 / 03 / 12 , 紹民


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