歐歐OO
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[職場] 一對一 (one on one)會議的觀察與建議

一對一會議不只是跟主管報告工作進度。妥善的利用這30分鐘,能讓員工跟主管都獲得最大的益處。

一對一會議,簡單來說就是「兩個人單獨的開會」,通常指員工和主管間的定期會議。我在進入外商後,每週有30分鐘和主管的一對一。之後陸續經歷了四個主管,體驗了不同風格的one on one,總結自己的觀察和心得,分享給你 :)

一對一的優點

  1. 安心溝通的管道
    在我先前的公司,單獨約主管說話很容易被側目。同事會竊竊私語,猜測我是不是出了大錯,還是要告狀同事、提辭職,因此每次找主管我都壓力很大(我想主管跟同事也很害怕)。有一對一制度,大家對單獨談話習以為常,不會過度的敏感。
    此外,這個方式也比較能照顧到員工的感受。我現在的公司很不鼓勵當眾斥責(懲罰效果遠多於教育意義),讓主管在一對一時跟跟員工討論表現好與不好地方,既能詳細的了解原因和細節,討論改善方案,也不會讓員工因為丟臉而陷入抵抗/擺爛的模式。
  2. 開口的意願提升
    有些人很怕造成別人的困擾,擔心問太多問題會被當成能力不足,就默默地忍耐困擾。以前的我就是如此。在一對一談話的時候,大多數人會比較容易放下心防,說出自己的煩惱和疑惑。畢竟知道有人願意傾聽,開口說才有意義
    像是以前有個同事喜歡甩工作給新人,新人不確定該怎麼應對,就默默接下來,花很多時間處理別人的事。直到在一對一時候和主管提出來,才獲得協助把工作丟回去。我當組長的時候,也是在談話中得知同事是單親媽媽,而新安排的任務剛好撞到她接小孩的時間,十分的煩惱又不好意思開口。知道後小小的調整就可以解決問題了。
  3. 真實的回饋
    有位主管每次在一對一時,都會問我:你對我有什麼建議嗎? 對其他同事有什麼建議嗎?一開始我都客氣地回答「我覺得一切都很棒」,但久而久之,我忍不住告訴他「某某做了什麼事情很棒,某某的態度很難合作」,或是「我不明白這項決策的目的」等真實想法。
    畢竟誰都不喜歡在團體會議上當掃興的人,很多決策其實員工有疑問,但不好意思主動詢問;或者是「雖然某同事有點討厭,但還沒到不能忍受的程度」而沒有反應。主管詢問群體時,很容易獲得沉默;但在一對一時,員工必須開口,主管善用機會,就能知道很多平常問不出來的事情。

一對一的缺點

一對一會議也是有缺點的,就是耗時!如果管理人數眾多,每週半小時累計起來是很驚人的,主管光是開會就忙不過來。因此有些人會要求改成兩週一次,或是有需要再約一對一。但如果員工和主管都不夠積極,這個會議就會默默地消失在行事曆中。
此外,如果沒有事先準備,一對一很容易淪為純聊天,或者例行性的問問「最近在做什麼,有沒有問題,沒有就再見」的罐頭談話,失去它的意義。

一對一要談什麼

那麼,一對一的內容到底要聊些什麼呢?討論彼此的工作進度是必要的,但絕對不是全部。有些主管會設計一對一的內容架構,如果沒有特別要求,我會建議這樣安排:

  1. 分享自己的近況
    這部分要觀察主管的風格,有些人會喜歡閒話家常,聊聊最近發生的大事,覺得這樣才是親近的表現。但是我覺得更需要讓主管知道自己的狀態,如果近期身體不舒服,或是家裡需要協助,是可以讓主管即時的調整workload,或是不要期待自己假日支援/加班等。當然也可以跟主管說:「我現在想接更有挑戰性的任務!」,展現自己的企圖心。
  2. 尋求主管意見/支持
    不只是員工需要主管,主管也想要「被員工需要」。在做決策或是報告之前,問問主管的意見,就算知道對方一定會認同也是必要的,這樣上級既有參與感,也願意為內容背書。此外,主管大多數不喜歡「驚喜」,他們也擔心上層問起來,自己什麼都不知道。如果是涉及到整個團隊或跨部門的工作,更要讓他們過一遍,以免有隱藏的政治因素或策略,影響最終成果。
  3. 推銷自己的成果
    這點是我很需要努力的地方,就是除了「求救」之外,也要跟主管推薦自己的成果!若是最近自己完成了什麼大事、幫助了誰、學習什麼技術,都可以主動讓上級知道。不然在打考評的時候,主管要以什麼為根據呢?期待對方注意到自己的優點真的是太難了,說出來讓自己有個好印象,也可以接到更有價值的任務。
  4. 職涯建議
    我的看法是,主管能當上主管,必然是有些過人之處,而且他們的視野,接收到的資訊,都和員工不太一樣。所以可以跟主管詢問「我該怎麼做才能更適合某個職位/獲得某項技能」,甚至是「該怎麼做才能升遷」?這部分有更細緻的討論,但總而言之,一對一也是討論職涯發展的好時機。主管通常不會故意給錯誤的建議,或是拒絕討論,畢竟員工的能力提升,對他們也有好處。我自己有和主管有聊過該學習什麼技能,考哪個證照比較好;或者是我想升遷的話,應該專注在哪些任務上,還缺哪些能力,通常得到的回饋都蠻不錯的。

一對一的準備

那麼該怎麼準備一對一呢?我最開始都是兩手空空直接上場,跟主管很熟悉的話,也沒什麼影響。但是我發現,如果有適當的準備,效果可以大幅提升,不會談完感覺空虛,好像什麼事都沒發生~~

  1. 提前準備、寄送大綱
    先想好自己要討論的內容是很必要的。我自己記性不太好,有時候想到必須討論的內容,會寫在便條紙或是筆記軟體上,就知道開會要說什麼了。
    還有會建議開會前一天把大綱寄給主管,這樣對方知道要討論什麼內容,可以事先準備,也知道要花多少時間(主管可能也有想討論的話題),如果內容很多就可以事先修改會議長度,減少閒聊的部分等等。
  2. 練習內容、表達方式
    如果是跟高階主管開會,或是要用英文進行一對一,真的要練習呀!我有很慘痛的經驗,因為過度緊張,在一對一的時候吃螺絲、說不出口,看到對方疑惑的樣子真的很沮喪~~
    而且有時要討論敏感的話題(例如對某同事的不滿),要如何客觀描述事情的來龍去脈,說明對團隊影響,都需要字斟句酌,不能只是情緒激動地亂告狀,沒有達到成效。
  3. 確認討論的結果
    寄會議記錄是個重要的好習慣。短短半小時內可能討論了好幾個話題,列下很多待辦事項。一個會議記錄可以提醒主管跟自己接下來要做什麼,也是為討論的結果背書,不會事過境遷其中一方說:「我從來沒講過這種話!」。

以上就是我對於和主管一對一的心得和觀察。寫的當下想到好多自己踩過的坑,以及可以做得更好的地方(拭淚)。但整體而言,我覺得一對一真的是很有幫助的制度。前一份工作我跟主管有很多的誤解和不愉快,都是溝通不足造成的,如果能有時間好好談話,絕對能合作得更好。我也喜歡這種制度帶來的尊重感和信任,減少上對下的距離感。

之後也會來分享一篇「和同事的一對一」,和主管篇的內容不太一樣。希望這篇文章對讀到這裡的你有幫助,也期望能幫助更多人開心的工作!
(畢竟我們還要工作好多年呀嗚嗚嗚)

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