Omplexity 系统变革顾问公司

Omplexity顾问团队参与过全球超过六十个系统图绘製的大型专案,过往的合作客户包含Google, Hitachi, 广达, Nike, 微星科技, 联合国, 世界银行及世界经济论坛等机构等客户。 创办人薛乔仁博士毕业于哈佛大学与麻省理工学院,是国际知名的系统变革专家。 http://www.omplexity.com

从系统图探讨员工离职原因

Photo by Marten Bjork on Unsplash

根据美国劳工局(Bureau of Labor Statistics)统计指出,2021 年美国离职人数创历史新高 — 总共有 6890 万劳工离职,其中有 4740 万是「自愿性离职」(约佔 7 成),形成所谓的「大离职潮」(Great Resignation)。相隔 1 万多公里外的台湾,也面临着离职人数攀升的窘况。行政院主计总处提到, 2020 年全台湾离职人数突破 200 万大关。继 1990 年金融海啸后,少见出现「离职人次高于就业人次」的情况。面对日趋严峻的人才荒,如何守住固有员工,将是各个企业将要正视的关键问题。


A 公司创立于 1998 年,是一家员工规模在 100 人上下的制造业。现在面临的最大问题是「离职人数不断攀升」,便希望向 Omplexity 寻求协助,以达到系统性的变革。此系统图将着重在「离职人数」这个关键核心。

以下将根据离职原因的特性,以「个人」、「团队」、「整体组织」等 3 个面向来探讨现有的系统,并针对特定议题提供解方。


在正式开始前,想先简短定义一下你可能会需要用到的知识点:

因果关系

  • 正相关(以实线表示)

系统中的两变量有直接因果关系,且变化方向相同,如「可乐的摄取量」和「体重」之间的关系。也就是说,当「可乐的摄取量」增加,「体重」也会增加,反之亦然。

  • 负相关(以虚线表示)

系统中的两变量有直接因果关系,且变化方向相反,如「戴口罩的人数」和「确诊案例」之间的关系。也就是说当「戴口罩的人数」增加,「确诊案例」反而会减少。而当「戴口罩的人数」减少,「确诊案例」会增加。

系统环路

  • 增强环路(Reinforcing Loop — 以下简称 R)

增强环路指的是某一个趋势会不断自我扩张,可能为良性或恶性循环。一般来说,环路中全为正相关或偶数个负相关连结就是增强环路。

  • 调节环路(Balancing Loop — 以下简称 B)

调节环路指的是某一个趋势逐渐向目标靠近,可能从目标上端或下端趋近。一般来说,环路中有奇数个负相关连结就是调节环路。


A 公司创立于 1998 年,是一家员工规模在 100 人上下的制造业。

图 (1) 个案探讨之A公司部门

个人

「Dear 主管,因为个人身体健康因素,经过慎重考虑,决定向公司请辞业务人员一职。感谢主管这些日子 ···」这是业务部主管这半年收到的第 3 封离职信,连最得力的下属也在今天寄出了离职信,这令他相当受挫。反观行销部的员工,这 1~2 年的变动都不大,甚至也有稳定扩编。

R1 人才缺乏

过去这半年,比较资深的员工相继离职,虽然也有陆续招聘新人,但他们对公司业务熟悉程度不高,自主学习速度也不够快,使得既有员工的工作量不增反减。几个月下来,资深员工身体健康出了状况。

图 (2) R1 人才缺乏

R2 健康状况影响工作效率

员工身体不舒服影响了专注力,进而使得工作效率明显下降。主管发现员工过去能够在 3 天内完成的客户拜访报告,现在都需要 1 周的时间。

B3 加班完成工作

虽然员工这 1~2 个月请半天假的频率提高了,状况好的时候还是都会自主加班,常常比主管晚下班,但早上仍然准时进办公室。

图 (4) B3 加班完成工作

R4 健康状况影响产出品质

看到员工还是很认真工作,但交出来的报告品质差强人意的时候,主管也很困扰。在考核绩效的时候,为了避免员工离职,只好睁一只眼闭一只眼给了不错的评比。

图 (5) R4 健康状况影响产出品质

加班在短期内能够将工作完成,但必不是长久之计。因为加班导致健康状况出问题,会进而影响到工作效率和产出品质,使得工作量不增反减。撑不下去的员工可能会选择离职,这对已经人力缺乏的团队来说是雪上加霜。


团队

「听说又有人被被主管骂哭了 ···」、「他已经跟主管这么久了,还要被讲得那么难听···」品管部门的同事们在午餐时间讨论着这个季度会议的状况,虽然心里暗自侥倖不是自己被主管刁难,但还是对于这样的紧绷氛围有所疲乏。

R5 团队氛围的重要性

品管部的团队里面有将近 10 个人,主管同时也要去管工厂的生产,平常几乎没时间跟员工一起吃午餐培养感情,只有在周会报告的时候听结果,对于过多的解释没什么耐心,导致团队成员们也不太敢多说话。

图 (6) R5 团队氛围的重要性

R6 有效沟通

也因为这样无形的压力,团队成员基本上不会去找主管讨论事情,除非是需要上司签呈的文件。但这其实让主管在开会时更加激动,认为下属不事先来找她讨论,擅自决定却又没有达到预期成效。

图 (7) R6 有效沟通

R7 团队稳定的重要性

几个新进来的成员听到有员工这么资深,却还是被骂得狗血淋头,心里默默地思考是不是进错了公司,中午吃饭的时候甚至开始打听朋友的公司有没有在招人,人心涣散也无法专心工作。

图 (8) R7 团队稳定的重要性

主管彷彿是一个团队的精神领袖,下属通常都会以主管作为标竿。然而,主管对于团队成员的了解程度也至关重要,所谓「知己知彼、百战百胜」,要先理解下属的想法,才能带领团队前进。若是下属与主管之间有过度距离且缺乏有效沟通,可能会造成离职的推力。


组织

「我朋友在 B 外商工作,薪水多了快 2 万,而且还不用加班。」品管部的主管周末和朋友打球的时候,听到其他人的待遇,再想想自己待在这间公司也超过 6 年了,好像找不太到继续留下来的理由,担心自己如果再不走,可能之后也没有其他公司要收了。

B8 薪资落差造成人才流失

因为公司固有体制和层级分明,加薪的机制较为保守,虽然分红和三节奖金都有,但听到 B 外商公司每年都在加薪,也开始羨慕起来。

图 (9) B8 薪资落差造成人才流失

R9 学习及挑战机会

身为品管部门的小主管,工作内容稳定,但日复一日的工作也让他有点疲乏。公司的业务相较而言发展较少,短期内看不到新的挑战机会。

图 (10) R9 学习及挑战机会

R10 升迁机会的明朗度

4 年前升到现在这个职位,在那之后曾经和主管提过,但因为没有缺额,就算主管想要提拔也无能为力。听说隔壁部门的一个员工最近升职了,之前明明和他合作过,觉得他没什么料,不知道为什么可以有这样的机会。

图 (11) R10 升迁机会的明朗度

R11 内部斗争损害信任

品管部门虽然编制不算大,但也会常常听到哪个同事和另一个同事在明争暗斗,甚至会组成小团体互不相让,这让讨厌办公室政治的他很头痛,连合作上也要小心翼翼不能说错话。

图 (12) R11 内部斗争损害信任

员工在工作几年后,对于薪资的期待通常会逐渐攀升,同时也期待有更多的学习机会和挑战让自己有所成长。若是升迁机会渺茫或组织内部的职场政治严重,可能会导致员工疲惫不堪,萌生离职的想法。


在 A 公司与 Omplexity 共创系统图后,他们终于能够系统化地来了解目前公司内部在员工离职上所面临的挑战,不再是以片面及偏颇的资讯来推测。除此之外,Omplexity 透过方法论定义出槓杆点(红字),并结合利害关系人访谈,找到相对应的解方(蓝字),有效协助 A 公司拟定后续的行动方案。

系统图连结

图 (13) 全图

若您对系统思考有兴趣的话,欢迎参考我们的官网:Omplexity系统思考顾问公司

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