Peter
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從 Web2 進入 Web3 的產品經理

組織的溝通架構 Communication Stack

不管是新創或是成熟的大企業,不管是 Web2 還是 Web3 XD只要人多了,只要有不同部門與團隊分工,資訊傳遞就會有落差與阻礙。要解決這個問題,就需要制定組織的「溝通架構(Communication Stack)」,把要溝通的項目分類,用適合的媒介,用合適的節奏來進行溝通。

身為產品經理的你,對於以下這些情境是否感到熟悉:

  • 團隊成員時常覺得不清楚公司或部門的方向或目標?
  • 團隊成員不了解其他部門在做什麼?
  • 團隊成員不確定目前做的事情是在整個公司藍圖的哪一個部分?
  • 老闆也不太確定你們團隊在做什麼?目標達成的狀況

你並不孤單,其實不管是新創或是成熟的大企業,不管是 Web2 還是 Web3,只要人多了,只要有不同部門與團隊分工,資訊傳遞就會有落差與阻礙,而這些落差就會造成以上的問題,久而久之,大家不知道為何而戰,動機就會變低,不知道如何戰,混亂度就會變高,進入惡性循環。

要解決這個問題,就需要制定組織的溝通架構(Communication Stack),把要溝通的項目分類,用適合的媒介,用合適的節奏來進行溝通。

今天我們就來聊聊產品公司可以如何建立溝通架構,可分三步驟:

  • 步驟一. 將溝通的項目分類
  • 步驟二.依序建構內容
  • 步驟三.訂出溝通的節奏

步驟一. 將溝通的項目分類

很多時候溝通不順或沒效率,其實是討論的層級不太一致,例如在策略會議討論 UX 的細節規格,或是在規格討論時講太上層的目標。所以,制定溝通系統的第一步是將溝通的內容分級。

分類的方法很多,我參考知名電子報 Lenny Newsletter 的分類,將產品的資訊分成:Mission & Vision、Strategy、Goals、Roadmap 以及 Task,如下圖所示:


步驟二.依序建構內容

有了分類之後,接著,就是依照上圖金字塔由底層到頂端的順序(Mission & Vision → Strategy → Goals → Roadmap → Task)建構出不同分類的內容。

然而每個組織的狀況不同。

常見的狀況是,組織並沒有 Mission & Vision、Strategy、Goals、Roadmap 等內容,只有一堆待執行的 Tasks,團隊時常忙著這些 Tasks,進行很多不知為何的作業,儼然是 Feature factory。這樣的組織需要依序建立起 Mission & Vision、Strategy、Goals、Roadmap,這會是一個組織從新定義公司與產品的過程,這會是個不算短的過程,常常要歷時好幾個月。

也有些組織有很棒的 Mission & Vision,管理層也有很棒的 Strategy 與 Goals,只是沒有能夠將策略轉換成執行計畫的 Roadmap 與 Task。這樣的組織就需要訂出能夠落地的 Roadmap,並找出方法讓團隊能夠執行相對應的 Tasks。

關於如何建立 Strategy、Roadmap 與 Goals,可以參考以下這些文章:

產品策略 101

如何進行產品策略與路線圖規劃

臉書產品經理是如何進行產品策略與路線圖規劃?

產品指標框架使用方法

步驟三.訂出溝通的節奏

有了分類與內容,接下來就是訂出組織間溝通的方式與頻率。

一般來說,金字塔底端的內容,愈不容易改動,改動的頻率也較低,例如 Mission & Vision 可能好幾年才會修改一次。而如果是遇到大幅度的修改時,那個狀況叫做 Pivot。

而金字塔頂端的內容,則較容易動態調整,例如 Roadmap 通常是每季或是每月的頻率來檢視與調整。

各位可以參考不同分類資訊的溝通重點、時間維度、適合的工具與方法,以及常見的溝通節奏。


在過往的經驗中,我覺得有些溝通的實踐很棒,跟大家分享:

1.錄影!錄影!錄影!

大概沒有什麼形式可以比影片更能重現內容的完整性的。我待過一些知識管理做得很棒的公司,他們都會把重要的內容(例如:接下來的策略、公司重大方向轉變、年度或季度的 OKR 等)錄下來,存放在知識管理文件中,方便大家後續查閱。我曾經有個經驗是,在新人 Onboarding 時看了數個月前公司錄製的年度策略影片,而深刻地了解到公司如何決定方向改變的脈絡,這個影片對我的幫助非常大。

2.以文字方式呈現的 Mission & Vision 與 Strategy。

我發現很多極為出色的管理者,不僅是能言善道,而且也擅於透過文字讓團隊理解管理者的思考脈絡,為什麼下了這樣的判斷。很多人會覺得 Mission & Vision 與 Strategy 虛虛的,有點空泛。那是因為很多管理者只是以口頭的方式來表達這些內容,但是口頭的表達,很多時候沒有那麼的結構化,也沒辦法解釋太複雜的資訊。其實,Mission & Vision 與 Strategy 反倒更適合用文字的方式來呈現。下面的案例是 Mark Zuckerberg 在 2015 年時分享了對 VR/AR 的 Vsion 與 Strategy

3.能促進雙向溝通的 All Hands 與 Ask Me Anything。

上面的兩點都比較是上對下的單向傳達。很多時候,促進雙向的對話對溝通也是非常有幫助,可以釐清管理層與員工夥伴間的認知落差。很多組織會透過 All Hands 或 AMA (Ask Me Anything) 的機會,開放員工夥伴提問,由公司管理階層來回答員工在意的問題,來促進雙向的對話。這可以參考我之前文章中「員工大會」的部分。

產品經理出海 1000 天:在大型軟體公司的三大觀察與學習

4.連結 Goals 與 Tasks 的 Outcome-based Roadmap。

實務上策略面的溝通通常不會太過頻繁,至少不會每天每週都在提。有時候團隊工作一忙起來,專注在手頭的工作一久,有時候的確會不確定任務與目標間的關聯。這個時候 Outcome-based Roadmap 就能夠派上用場。Outcome-based Roadmap 有別於 Feature-based Roadmap,它最主要就是希望能夠呈現「目標與期待成果」和「任務」之間的關聯。它對於讓團隊知道為何而戰非常有幫助。

關於 Outcome-based Roadmap,可以參考以下文章:

How to build an outcome-driven product roadmap | Productboard

The GO Product Roadmap

小結

身為產品主管或產品經理,當你聽到團隊開始有「時常覺得不清楚公司或部門的方向或目標」、「不了解其他部門在做什麼」,或是「不確定目前做的事情是在整個公司藍圖的哪一個部分」。很有可能是你們的溝通架構 Communication Stack 出了問題,不妨盤點一下組織內的溝通內容,透過文章介紹的三步驟,提升溝通的品質,減少資訊傳遞的落差吧!

CC BY-NC-ND 2.0

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