子謙
子謙

管理與藝術的底蘊,科技與傳統工藝的融合,分享人生的經驗、職場上的歷練,藝術上的體驗,讓彼此互相學習與成長。

職場漫談|你感染了「雞毛蒜皮定律」症狀了嗎?

事情一件接一件、甚至是一次「攏總來」,會不會發覺,忙了一天,精疲力竭的回到家之後,才發現最重要的事情沒做到,反而做完了一堆瑣瑣碎碎的事情?那你可能感染了「雞毛蒜皮定律」的症狀。

你可以做任何事,但不是每一件事!

計畫趕不上變化,已經安排好的時間、規劃好要執行的事情,往往都被突發、急迫的事情干擾而不得不先去處理,或者你可能認為先把瑣碎的事情處理完,反正用不了多少時間;一但回過神來,才發現已經沒有時間去處理重要的事情了。

這種常常被瑣碎的事情,干擾既定的工作計畫,你可能感染了「帕金森瑣碎定律」又稱「雞毛蒜皮定律」的症狀,把重要與瑣碎的事情搞混了,導致於花了80%時間,只達成20%的進度。

帕金森瑣碎定律(Parkinson's Law of Triviality),又譯為帕金森氏凡俗法則,或稱雞毛蒜皮定律、芝麻綠豆定律,由英國歷史學者與政治學者西里爾·諾斯古德·帕金森(Cyril Northcote Parkinson)於1957年所提出,用來說明大型組織會花費大量時間在討論無關緊要的瑣事,但是真正重大的決議反而可以輕鬆過關這種現象。

我們可以如何改變這些現況,還有自己的思維模式,把自己重要的資源,用於最重要的事情,達到事半功倍的效果?

首先,找出你的北極星,運用無限思維,著眼於未來,而非眼前。

小時候都有學到,如何透過北斗七星找到北極星。北極星是我們透過觀察天體來辨別方向的重要指標,可應用於野外活動和航海活動中。換言之,也代表著它讓我們有明確的方向,不會偏離航道。用於公司治理、專案管理與自我管理,也是同樣的道理,我們需要先找出屬於自己的北極星,確立方向,才讓我們不至於盲目、一味的被時間推著走,卻又不知何去何從。

(找找看下圖中的北極星在哪裡呢?)

地球北極的歲差圖 由 Tauʻolunga - self, 4 bit GIF, CC BY-SA 2.5, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=891838

但要找出自己的北極星之前,首先要確立的是,你想要參加的是無限還是有限賽局?你想要短期的贏,還是讓自己不輸,一直參賽呢?

📖延伸閱讀:你要參加有限或無限的賽局?

《無限賽局》作者Simon Sinek在開頭就提到:
「無限賽局」的概念來自於美國哲學家詹姆斯・卡斯的書《有限與無限遊戲》。根據卡斯的想法,有限遊戲有明確規則,每個玩家都在這個規則裡,追求成為「贏家」,當贏家出現,遊戲就結束了,圍棋、麻將、橋牌這種會有贏家勝出的比賽,就是典型例子。
什麼是「無限遊戲」?無限遊戲沒有規則,玩家可以根據自己想做的事,自行設定遊戲目標;沒有規則,就沒有輸贏,遊戲也不會結束,只有玩家自己不想玩,或資源耗盡的時候,才自行退出遊戲。在無限賽局,玩家的終極目標只有一個:讓遊戲繼續進行下去。

先舉Simon Sinek在《無限賽局》這本書提到的一段小故事:

在2006年,賽門比較了微軟和蘋果這兩家世界知名的公司,因為蘋果首先推出了一款名為iPod的mp3播放器,微軟想要打敗iPod,還推出了一款名為Zune的mp3播放器,微軟自信滿滿,認為Zune的功能比iPod更好,或許這是真的。但對於蘋果的文化來說,他們並不是真的想打敗競爭對手,而是創造出更好的產品,給人們更好的生活。也因如此,蘋果拉大了與微軟的距離。

這個故事發生在2006年的時候,而比爾蓋茲在2000年就已經將執行長交出去,可以知道當時接任的執行長,所採行的是有限思維模式,以追求產品上的創新為主,也就是要贏過蘋果。但同一時間的蘋果,並不理會微軟在產品上的挑戰,而是明確地朝向自己的北極星(也就是無限思維的目標: 不同凡想, think different)前進。

而剛從微軟執行長之位,升任董事長的印度裔執行長薩蒂亞.納德拉(Satya Nadella)於2014年接掌微軟以來,不僅帶領微軟市值飆升近6倍躋身美國第二大企業,僅次於蘋果,更為被Windows系統束縛的微軟,找到名為雲端的新發展方向,跳脫出有限思維的賽局。

由上述二家公司發展與經營過程,也可以知道你隨時可以參加有限或無限的賽局,端視你想追求短期的成功,還是自己心中,擁有核心價值的北極星,追求更長遠的發展而定。

一旦找到你的北極星,確立了方向,下一步思考,如何讓自己將有限的精力放在重要的事情,而不會被瑣碎的事情絆住?

將有限的時間與精力,投注在重要的事情上。

🔑事有輕重緩急,我們的時間有限,運用「艾森豪決策矩陣」(Eisenhower Decision Matrix),將手上待辦的事情,明確的區分緊急與重要程度。

「艾森豪決策矩陣」(Eisenhower Decision Matrix):它是一個2*2的矩陣,幫助我們在個人生活與工作上的重要活動依緊急和重要性來分類,並按優先順序處理它們。
艾森豪決策矩陣
  • 象限Ⅰ:運用管理「緊急且重要」的事;像是需要立即完成的急救醫療作業。
  • 象限Ⅱ:聚焦在主要工作目標「不緊急但重要」的事;像是需要專注與深度的工作力,應該要列在象限Ⅰ的後面,盡可能把你創造性的能量集中在這個象限,惟有處理它們,才能讓你最快接近長期目標。
  • 象限Ⅲ:透過妥善分類「緊急卻不重要」的事;就像是大部分所謂「迫在眉睫」的急事。
  • 象限Ⅳ:應要避免「既不緊急也不重要」的事;譬如大多數的郵件,你應該想辦法排除掉或者降低花時間在上面。

試想一下,你有多少時間以及專注力,是被象限Ⅲ「緊急卻不重要」的緊急事件分散,而無法處理原本重要的事情?此外,象限Ⅳ「既不緊急也不重要」的事情,對你可能有很大的吸引力,而轉移了你的注意力,不知不覺地侵蝕你的時間,因為處理這一類的事情,會讓你很容易地獲得滿足,只需要直覺式的反應,不需要太複雜的思考就可以完成。

一旦你經常被象限Ⅳ「既不緊急也不重要」的事情打斷你,你會經常的在象限Ⅱ與象限Ⅳ上下之間切換,那麼你在重要的事務表現上,就會有負面的影響;越是高階的主管,更應該要避免發生這種狀況,否則無暇於擘劃公司的發展方向與策略,經常被瑣碎的事干擾,不利於公司的經營與長遠發展,不可不慎。

去年12月初,我有一項策略性計畫需於月底完成,但每日也要參與與客戶的會議。而我在思考與規劃策略時,需要有一段專注,不被打斷的時間,倘若一邊參與客戶的會議,一邊從事需要專注力的事情上,無法同時多工運作,勢必會分散注意力,反而花了時間,卻又達不到效果,產出的內容也沒有品質。

我便運用此矩陣來協助我判斷,參加客戶的會議與完成策略性計畫的重要性與緊急程度,孰輕孰重。在思考過後,我決定將那一段時間花在專注於策略規劃上。

而這樣的決定,是基於我很清楚當下要處理的這些事情的背景,並且能夠判斷出重要與緊急程度為前提。雖然我們可以依據這個決策矩陣,來協助我們安排處理事情的優先順序,但你要能夠清楚的辨識出事情的重要與緊急性程度,否則到頭來,你手上的待辦事項全都是重要又緊急,這樣還是無法讓你有效地運用有限的資源,達成你的目標。

有了目標,辨識出重要與緊急性,接著開始執行後,再來要能克服拖延帶來的影響。

為什麼我們常常會拖延呢?其中的一個原因是「高估現狀的偏誤」(present bias)。

「高估現狀的偏誤」(present bias):指過於高估當前的近期報酬,正在逐步趨向長期目標的傾向;亦即看重當下利益、低估長遠利益。

您是否曾經在家裡因為有一些小地方出現問題,例如:水槽漏水、浴室外牆壁開始有壁癌跡象,於是自己動手修理,以便於在短期內且便宜的方式進行修復,當下很滿意的看著自己的成果。但並不會思考以長治久安的方式去解決,因為需要花費更多時間與金錢才可能辦到。

又譬如,在節食、瘦身的時候,就很難抗拒當前辦公室同仁訂購的珍珠奶茶、香雞排的誘惑吧。那是因為你在當下可以立即啃著香噴噴的雞排,喝上擁有飽滿且富有彈性的粉圓和香甜的奶茶的短期報酬,而節食、瘦身是在遙遠的未來才可能實現的長期報酬。

🔑換句話說,我們確實會把立即的滿足,看得比延遲的滿足重要的多。而要對付這種「高估現狀的偏誤」的其中一種心智模式為「承諾」(commitment)!

「承諾」(commitment),指的是以某種方式積極的承諾你想要的未來。承諾可以是正式或非正式的,若是打破承諾時能附帶一些懲罰,通常是最有效的。

例如,你正負責一項專案,做出對於主管、客戶,以如期、如質,如成本為目標的承諾,驅使自己對主管與客戶負責。

又如,你正在執行瘦身計畫,你可能也已經花了錢成為健身房的會員,那麼你還可以加碼與朋友打賭、或者和朋友說好,一起運動與節食,制定明確的減重目標,並進行某種公開的宣布,藉由社會的壓力讓自己負起責任。

克服了拖延,且真正地朝向目標前進,還要能有效規畫你的時間。

好不容易克服拖延,也朝向目標開始前進,你還得有效的規劃時間,避免可能落入「帕金森定律」(Parkison’s Law)的陷阱裡。

「帕金森定律」(Parkison’s Law):「工作總會填滿它可用的完成時間。」這句話是指,就算給人們再多的時間完成一件事,人們總會在最後一分鐘才做完。人有多少時間,就找得出多少事做,直到可用的時間都被填滿。

最近我與團隊成員討論每半年的OKR(Objectives and Key Results),成員總會把時程排的剛剛好,準時在6月底的時候完成;我開玩笑的說,即使這半年時間通通給你,你也不會妥善利用時間,而是花大部分的時間處理其他急迫、不重要也不緊急的事情上,反而花更少的努力,執行重要指標所需要完成的工作上,一直等到期限到期前,剛剛好把它完成。因為我已經能想像到半年後,成員也只有把這件事情「做完」,但有沒有「做好」,是另一回事了。

想想我們小時候,寒暑假總是吃喝玩樂為優先,一直到要收假前,才拼命地趕工,甚至於還要招兵買馬(其實也就是家人、父母親)幫忙加速完成。臨時抱佛腳的結果,相信品質不會好到哪裡去。

當你把完成重要的事項的期限放在最後,並不代表在期限之前,你會把時間都花在上面,而且,你還沒考慮到實際做事情的時間,可能花費比計畫中的還要久!其實,你越早完成,就越快可以進行下一件任務;而你永遠也不會知道,及早將這些事項完成,對你會有甚麼幫助。例如,當另一件緊急又重要的事情,出現在艾森豪決策矩陣時,你就有餘裕可以去處理。否則,就非常可能拖延到你重要的事情以及影響到完成後的品質。而我們又可以如何改善這種現象?

🔑我們可以將工作內容、任務拆解成一個個的小步驟、限縮每一步驟完成的時間、充分利用瑣碎時間逐步完成來改善。

🔑搭配「射後不理」的平行展開方式。

「射後不理」(Fire-and-forget):泛指武器在發射之後,就不再接受任何外界指揮、管制或者是射控系統的資料,更新自己的座標或者是目標的訊息。發射武器的載具能夠進行其他的作業,包括搜索標定下一個目標,或者是離開發射地點。

原意雖是軍事用語,但這觀念我會用於工作的處理上。而所謂的「射後不理」,不是真的將武器發射出去之後就不予理會,而是要有機制監控他仍朝向你的目標前進,最後還是得確認是否擊中目標。

要完成一件工作,往往需要團隊的力量共同達成,首先需要將工作事項進行結構性的分解(工作分解結構:WBS, Break Down Structure),將一個專案細部,分解為以交付標的導向的較小組成,定義好負責人以及交付的時間期限,接著平行展開,然後你就可以專心做自己的事情。

不過,因為其他人也可能同樣犯了「雞毛蒜皮定律」的症狀,不要期望你所交待出去的工作項目,每一位工作者都能如期、如質的把產出物交給你,所以你需要設定好定期的管控機制,定義好所謂完成交付的成果物為何,以及比對成果物與當初設定的目標是否吻合,有沒有脫離軌道,最終再確認你的目標有被達成(擊中)。

這樣,或許你能擺脫「雞毛蒜皮定律」的糾纏了。

你可以做任何事,但並不是每一件事。每一個人都擁有最公平的時間,將這有限的資源,透過一些思考模式、工具,幫助自己更聰明、有效的摘下屬於自己的北極星。


📚推薦書目

📜參考文獻

CC BY-NC-ND 2.0

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我的壞習慣|拖延症

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讀《拖延心理學》

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