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Matters舊人打卡|做好簡報的成癮之路

上班族簡報日常

為什麼從沒有自我介紹?你是如何學簡報的?為什麼一直不發生活文?為什麼沒有普遍的大路簡報文章?

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簡報設計|善用第二螢幕,加速你的簡報製作

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在職場工作的效率,視乎你怎樣運用手頭上的資源,例如知識、時間、軟件和硬件。隨著螢幕的價錢下跌,愈來愈多公司或是居家辦公室也用上了第二螢幕。然而,大多數人在製作簡報的時候,其中一個螢幕維持閒置的狀態,所以這次的分享就是在四個情境之下,如何運用第二螢幕來提升製作簡報的效率。

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國際簡報|Samsung Galaxy Unpacked|注意力碎片化・簡報也需進化

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都市生活急促,資訊、娛樂、注意力都變得碎片化。產品發佈的簡報,傳統上的獨腳戲單向述說,已經難以吸引住觀眾的目光。為了創造銷量與話題,各大品牌的簡報都需要跟著進化,為你分析八月的Samsung Galaxy Unpacked發佈會,當中節奏和鋪排的考量,固然也會點出可以改進的地方。

資訊圖表|修正折線圖表設計,配合及突出你的訊息

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辛苦做好了數據的收集和分析,資訊圖表的設計和製作就成為了最後的一哩路。好的設計能讓觀眾一眼看出你想表達的說法和結論,所靠的就是數據的有效呈現和突顯,能夠配合訊息、營造呼應的效果。我們從業界的真實例子出發,逐步分析和修正折線圖的設計和數據突顯。

簡報設計|一分鐘自製紙膠帶效果

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很多時候,我們都希望能夠盡善盡美,然而現實中時間與資源不是無限,如何用最少做到最多,就是大眾都在追求的效率。透過這篇教學,我們花少於一分鐘,就可以在PowerPoint軟件創造出簡報中的膠帶設計效果。沒有一百分的精緻,卻有只花一分鐘的省時。

資訊圖表|跨年數據比較的視覺化:Small Multiples的設計和應用

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商業簡報除了需要好看吸引,也需要帶給決策者可付諸行動的洞見(actionable business intelligence)。在大家都可以找到的數據之上,如何做好篩選和分析,成就了你與其他人的分野。環觀全球仍是籠罩在後疫情、地緣政治、通漲升溫下,剛剛過去了的半年結,你的分析又為老闆帶來了一些甚麼?

簡報設計|「好看」背後的設計思維:深度分析蘋果發佈會簡報排版技巧

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每當有蘋果的軟硬件發佈會,產品受注目以外,很多人也留意簡報的字體、配色、動畫、特效,希望收歸己用。外在的模仿相對容易,然而蘋果投影片當中簡潔有力、好看順眼的風格,在簡報學習路途上,更重要是去理解背後的設計思維。在剛剛過去的蘋果WWDC,作軟件功能總結的投影片,設計看上去簡單直接,仔細分析之下,發現這不甚起眼的一頁,背後已經應用了十種排版的思量和技巧。趁這個機會跟大家深入採討一下,蘋果的設計思維吧!

簡報英語|無論順風逆風,都能夠輕鬆地話峰一轉

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在簡報、文案以至是文書來往的過程中,我們需要闡述論點之間的關係,層層推進直到結論,利用邏輯的架構及相關的證據,去加強訊息的說服力。然而直線前進的解說,還遠不及多角度、立體化的註解,所以我們就來看一下,在英語的環境如何話峰一轉吧。

簡報設計|公司規定會議前要先傳閱投影片,那會否抹煞了簡報中的驚喜?(下)

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另一種需要預先看的情境,我們稱之為「pre-sell」,遇上全新的提案,或是有機會帶來爭議的內容,先逐個找來將會出席的部門談一下,簡介一下提案或是專案的背景和內容,了解一下對方的取態和立場,在可行的情況下說服對方的支持。無論結果是如何,你在開始簡報前,對於每位觀眾是否支持專案,心裡面已經有了一個底。

簡報新書|我從網上寫作走進了實體出版

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上個星期,我的第一本著作終於獻醜上市了。經過了幾個月近乎雙倍工作量的生活,每晚寫稿到半夜,終於有機會跟更多人分享自己的經驗和心得。雖然身邊的朋友覺得新書好看有用,始終是素人身份,要讀者拿起我的書來看也不是件容易的事情。在不少先進的推薦下,慢慢開始有了銷量,甚至曾經打進了博客來的全館即時榜的三十多位,接下來跟大家分享一下這本書究竟寫了些甚麼。

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簡報設計|公司規定會議前要先傳閱投影片,那會否抹煞了簡報中的驚喜?(上)

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簡報的過程中,其中一個能夠持續吸引觀眾注意力的原素,就是未知與驚喜,這就是為什麼產品發表會往往能辦得引人入勝。然而當我們回到了辦公室,不少公司也會規定,在內部會議之前要先把投影片傳閱。那麼會否就等於自揭底牌一般,讓簡報失去了驚喜的原素,甚至令觀眾只是低頭集中在看講義?這次我們就來探討一下,內部簡報的策略以及講義準備的技巧。

[下班隨筆]馬特市一週年,純知識文的寫作心態,叩門成功與出書預告

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轉眼就已經在馬特市待了一年,感恩這裡認識了不少好朋友,雖然隨著年月有一些慢慢淡出了,有一些因爲各種原因沒有再互動了,但是當中的互相支持,也是比其他平台來得溫暖。趁這個機會分享一下純知識文的寫作心態,也透露一下出書的心路歷程。

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簡報規劃|團隊合作做簡報的時候,投映片如何分工,如何合併?

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職場上無可避免的就是與人合作,作簡報當然也不例外。不同崗位、才幹、性格的人組合成團隊,事前的分工和在現場的合作都十分重要,否則除了令簡報變得肢離破碎,傳遞訊息的效果也會大受影響。然而有人的地方就自然有是非,合作途中又如何避免衝突和爭議,投映片最後在彙整的時候又如何盡量做到一致呢?

簡報規劃|需要管理層作決定的簡報,跟其他的簡報有甚麼不同?

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廣東話中有一句術語「有大搵大」,意即是遇上困難或是分歧的時候,找來德高望重的人來作決定。雖然這樣說有一點推卸責任的味道,在企業世界中,就像是社會中的縮影,自然也會有不少的情境需要去提請管理層去作出決定。有些提請的場合需要進行簡報,上班族準備以先,就要先明白這些提請管理層作決定的簡報,與平時預備的會有甚麼不同,免得問題解決不了的同時,大老闆也會因此留下了壞印象。

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視覺化練習|一小時內由從未爬文、到錢包設定、到投入激勵池,感謝各教學文章,回饋一張綜合流程圖

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自從挖了新坑(詳情後補)後一直在馬特市的邊緣徘徊,間中發文、留言和拍手。終於趁年假嘗試補追一下流動挖礦熱潮,感謝各種詳細的教學文章,想不到由零開始爬文,不到一小時就完成了整個流程。感激之餘就略盡綿力,利用視覺化技巧,做一張綜合流程圖,希望對其他市民有幫助吧。

簡報設計|要介紹複雜的組職圖、流程圖、系統圖,一頁式的簡報適合嗎?

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有些人經常會慨嘆,成年人的世界很複雜。上班族要在大企業裡面求存,當中的人事、架構、系統、流程,就只會愈見複雜。無論你是在人資部門、專案管理、風管合規、資訊科技等部門工作,也總有機會在會議或是簡報中,介紹公司裡面複雜的組織圖、流程圖或是系統圖。處理複雜架構的時候,要兼顧展現與闡述,觀眾見樹也要見林,怎麼樣做才可以做好平衡呢?採取一頁式的簡報是適合的做法嗎?

簡報規劃|上司突然要我明天去做簡報!沒有時間了怎樣去預備?

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上班族相信都經歷過的場景:計劃好下班後的節目,心裡暗暗在期待的時候,突然電郵收件箱多了上司的來信,再收到了上司的電話⋯⋯「沒⋯⋯沒問題啊。」掛線以後,才是麻煩的開始。臨時獲派的工作,自己的情緒和時間分配都不在最佳狀態,更何況是上司指派你做簡報,或是替他/她草擬投映片呢?立刻打開簡報軟體?不是呢。啊,你又想說要先用告示貼計劃吧?也不是呢。

簡報設計|我是來自技術或工程背景的,真的可以做好簡報嗎?

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不知道從那時開始,簡報的書籍,硬要配上作者穿著西裝,雙手交疊的神氣照片作為封面。那麼,並非來自商科背景的上班族,是否可以做到好的簡報呢?如何你肯去學習和汲收別人的技巧,答案是可以的。為什麼我這樣的肯定?因為我來自資訊及金融工程背景,初入職場的時候,是當某美資銀行的程序員;正是活生生的例子,技術或工程背景的上班族,是能夠做到好簡報的。不要讓你的背景或教育否定自己,更不要以為溝通的技巧是某些人的專利。

簡報規劃|入職新工作後的第一份簡報,有沒有特別的策略需要考慮?

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無論是職場菜鳥還是老手,都有機會在職涯中轉換到新的環境。起初你的職責可能只是彙整一下文件,到經驗累積了的時候,或是公司對你建立起信心的時候,迎來了你第一次在這間新公司做簡報的機會。不管你在之前做商務簡報的經驗是多或是少,在新的環境下,第一次在眾同事甚至代表公司做簡報,還是有一些撇步需要留意一下。現在我們就一起從「順、利、完、成」四個角度去了解一下,第一份簡報所要具備的策略吧。

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簡報規劃|規劃簡報的時候,是否一定要用告示貼輔助才可以?

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近十年掀起了簡報的新浪潮中,相對於以往單純地注重設計,簡報的事前規劃終於被重視起來;而在中外各種書籍、網站當中,最經常提及的技巧,莫過於利用告示/便利貼輔助計劃簡報。不用擔心,這不是又一篇影印「簡報要用告示貼發想」的文章,我們一起來看看「為何」、「如何」,還有更重要的,是在辦公室用不上告示貼的時候,可以有哪四種代替品,幫助上班族們做好簡報的規劃。

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簡報設計|「人家又不是設計師,投映片怎麼會好看」上班族也能實踐的平面設計理念(2)

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平面設計概念與簡報設計息息相關,沒有設計背景的上班族其實也可以輕鬆地把它們都應用起來。設計理念並不是互相排斥的獨立原則,幾種理念可以在同一頁投映片中可以互補合作,讓觀眾可以有序地理解和接收到你想傳遞的訊息。承接上文,就讓我們一起來看一下,接近性、圍繞性、主體/ 背景以及留白,如何把這幾種設計理念帶進你下一份簡報之中吧。

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簡報設計|「人家又不是設計師,投映片怎麼會好看」上班族也能實踐的平面設計理念(1)

上班族簡報日常

除非你是設計業的同仁,否則「上班族」和「平面設計」好像是兩個風馬牛不相及的名詞。簡報設計背後固然也牽涉到平面設計的理論,但沒有相關設計背景和訓練的上班族,是否就不能把投映片設計好呢?或是其實有一些設計上的小撇步,我們早已在應用了而不知道背後的原委呢?好的投映片設計從來不是少數人的專利,就讓工科出身的我,和大家探討一下如何把設計理念帶進實戰吧。

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簡報現場|投映片配音員,總有一個在附近

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要改善簡報質素,其中一個最常聽見的忠告是,別在簡報時把投映片直接朗讀出來。然而這一種「照讀如儀」的簡報方式,卻一直沒有式微過,無論是同事、朋友、甚至自己,多多少少也曾犯過這樣的錯誤。為什麼如此簡單的忠告下,我們仍然會選擇這樣做?當中得到了些什麼,又失去了些什麼?就讓我們來探討一下吧。

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簡報現場|對內和對外簡報的準備要點

上班族簡報日常

當做好了對象分析、內容計劃、投映片設計、自我演練等等事前準備以後,終於來到了做簡報的一天了。為免有所缺漏,白費自己的心血,我們就來看一下,做對內和對外簡報,如何作最後的準備吧。

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簡報設計|萬惡的圓餅/ 圓環圖?懂用就會好用?(2)

上班族簡報日常

如果圓餅圖有其壞處,那麼就用長條圖來取代它吧!但是在跨時期的數據比較上,哪一種長條圖才適合呢?又有那一種情況下,圓餅/圓環圖會展現出自己的優勢呢?

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簡報設計|萬惡的圓餅/ 圓環圖?懂用就會好用?(1)

上班族簡報日常

這陣子的新聞,都是奧運會的消息,奧運標誌的五環,在簡報中有時候也會透過圓餅圖、或是圓環圖中看到。圓餅圖是我們學習圖表中,最先接觸到的類型之一,有些人喜歡它的簡單直接,有些人討厭它的先天限制,那麼圓餅/ 圓環圖有什麼的缺點,上班族又如果好好運用呢?

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馬特市改版 - 小小建議

上班族簡報日常

馬特市改版引來不少聲音,除了吐糟以外也來談一點改善建議吧。

簡報現場|提問應對技巧(2)

上班族簡報日常

之前我們探討了在簡報現場,可以如何預備提問的時段,以及如何調整應對的心態;這一次我們就來看一下,實際開始了問答後,有甚麼應對的技巧可以留意的呢?

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下班隨筆|新詩:咖啡 是屬於我的杯 還是屬於我的悲

上班族簡報日常

第二十篇文章了,受熱心市民們鼓勵,發一下辦公室以外的題材。下回將會回歸簡報現場,請不要擔心。謝謝欣賞~

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簡報現場|提問應對技巧(1)

上班族簡報日常

無論在簡報過程中,或是在完成簡報後,我們都有機會遇上林林總總的提問,當中有尖銳的、有質疑的、有友善的、有無聊的,面對觀眾的提問,上班族們可以如何應對呢?

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