上班族簡報日常
上班族簡報日常

來自香港的上班族,十八年跨國外商工作經驗,三成職涯外派於各大金融中心。現時為私人銀行商務顧問,屬極少數定期分享雙語簡報心得,並同時仍在國際職場一線打拼中的商業簡報專家;著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報設計|目錄頁:別搞砸第一印象

大多數公司企業,也有其簡報模版或母片限制,尤其是簡報的封面,圖文高度標準化令可發揮空間也有所限。要將自己與其他人區別出來,目錄頁就別搞砸了第一印象。這個星期我們就從內容、設計和色彩三方面去探索一下,有些人懶得去碰的目錄頁,上班族又有甚麼小撇步可以改善的呢?

受企業模版所限,公司裡小李小陳小張,自願也好、被迫也好,交出一模一樣的封面以外,內部或外部的觀眾接觸到你的投影片,目錄頁也介定了他們的第一印象。

別害羞了,這是我們通通都造過的目錄頁:

簡單、快捷,搞定了就可以直接殺入內容設計,簡報的內容是最吸引、最juicy的部分,目錄頁可能只出現幾分鐘,不值得花時間吧。

那我們先看看,目錄頁的目的是甚麼。

目錄頁的內容

某程度上,目錄頁的內容是講者與觀眾之間的立約:我將會花了你們的時間,來提及這些那些部分。

對一些人來說,看到目錄頁,其實是為了確認:

  • 確認某部分在其中,包括正面一點的,產品簡介或是功能介紹時,自己最有興趣的題目,看到了自然會鬆一口氣,可以等那部分的到來;負面一點的,公司損失或是人為錯誤的檢討時,看到潛在可以攻擊對手(或是你/你上司)的題目,你彷佛會聽見有人咧咀而笑、磨拳擦掌的聲音;
  • 確認簡報的範圍,很多時候簡單的觀眾,也會有物理上或是心理上的遲到早退,例如是高層有其他會議,可能在四部分中,確認自己只需要待到第三部分便提早離開;或是在家工作時可能需要看顧小朋友,那麼在簡報中那一個部分自己要pay full attention,看到目錄頁心裡便有個底;

故此目錄頁的內容,要準確反映接下來你的簡報,有些時候我們忙著對內容加加減減,最後卻忘記了調整目錄頁,試想想如果觀眾發現自己最想看的部分沒有顯示在目錄頁,會有甚麼的感覺?失望?擔心?要是立即發問,雖然你很專業地應對了,向他或她再三保證那題目在後續的投影片內,其他觀眾又會怎樣看呢?

目錄頁的最後一項,要否加上AOB (Any Other Business)?

你或許會說,寫不寫也會歡迎大家提問或是帶出其他題目,為何硬要多此一舉呢?有一些企業高層很在意目錄頁的完整性,就好像會議紀錄一般要有此有終,沒有AOB是接受不了的。你可以借看一下他們部門的簡報,要是AOB在列,打死也緊貼著做。說到最後,面對高層又好、上司又好,多精彩的簡報,但沒有帶動觀眾行動/認可/批准的,算不上成功。



目錄頁的設計

除了最基本的點列式以外,這幾年也興起了利用時間軸作為目錄頁的設計。簡報時間軸的設計的例子和考量,可以移步往關聯作品一看。

為了幫助觀眾確認簡報內容或是安排自己的physcial/ mental attendance,目錄頁也可以把時間的因素放進其中,所說的,當然並不是這一種方法:

  • 09:00 - 09:15 歡迎
  • 09:15 - 09:30 致辭

而是把時間放進設計之內,例如:

觀眾只要一看,便可以知道A部分和C部分會佔最多時間,大概會是最複雜、最深入或是最有爭議性的部分。

要是簡報內容是少於或剛好一小時,你甚至可以利用pie chart或是donut chart,利用人看手錶的習慣,模仿時鐘上六十分鐘的時後分佈,來述說簡報中各個內容將會佔的時間:



目錄頁的色彩

目錄頁中的色彩設計,有兩種走向可以供參考:

多色化:四個部分便給與他們四個顏色,但在進入每個部分時,簡報色彩便跟著該部分來設定;例如第一部分是紅色,那麼在第一部分的投影片我們便採用紅色作為點綴色,以提高整體的關聯性;


單色化:平均對待各個部分,但在進入每個部分前,用簡報的主題色作highlight,這種做法可以強化「我們在哪」的感受;看似勞累的設計,但在PowerPoint使用Format Painter或是Keynote的Copy/ Paste Style便可以快速對調各部分的顏色。下圖的四步,熟習了也不用花你十秒鐘,來試試看吧!



沒有粉專、沒有課程、不賣模版、不賣服務。

只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

如果文章的分析或是技巧能對你的工作有啓發或是得著,也希望能得到大家的認同、拍手或留言。謝謝唷~!

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