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《我的專案筆記 #35》軟體產品全生命週期:從商業分析到專案實現

在軟體產業中,「產品經理」、「商業分析師」和「專案經理」這三個角色經常被提及。但它們之間的界定似乎越來越模糊。為什麼會有這樣的現象?在本文中,我將深入解析這三個角色在「產品全生命週期」中的責任和作用。

在上個月,在合作的團隊裡,有一個小夥伴問我,「什麼是PM?他和商業分析師有什麼不同?」

我反問:「那你覺得PM和商業分析師的差異在哪?」

這位小夥伴回答:「因為之前當PM的時候,一直要做市場分析,但是後來接觸商業分析時,總覺得做的事情是一樣的。」

說到這邊,我的心中大概明白困惑的點在哪。

這讓我聯想到前幾個月,有一位前同事跑來我的辦公室聊天,分享著,他們公司目前發生的一些奇特現象,問我,「這是正常的嗎?」

這個現象就是,「讓測試人員轉任商業分析師」,於是問我,「商業分析師到底在做什麼?」

過去的我,與其探討職位的定義與職責,不如花更多的時間來了解「產品生命週期」,或是「產品全生命週期」。

商業分析(Business analysis),或業務分析,即識別業務需求和確定業務問題解決方案。解決方案通常包括軟體系統開發組件,但也可能包括流程改進、組織變革或戰略規劃和政策制定。執行此任務的人稱為商業分析師。
商業分析師不僅僅致力於開發軟體系統。但要在整個組織範圍內工作,與業務利益相關者協商解決業務問題。儘管當今業務分析師所做的大部分工作都與軟體開發/解決方案有關,但這源於全球企業在嘗試數位化過程中正在經歷的巨大變化。
—《Wiki 維基百科》

商業分析師是企業中關鍵的決策支援角色,他們負責收集、分析和解釋數據,以幫助企業制定戰略和操作計劃。他們的工作涉及數據挖掘、市場研究、需求分析、預測、數據可視化和建議制定。商業分析師需要熟練使用數據分析工具和技術,並具備優秀的溝通技能,以便與不同部門的同事合作,並向高級管理階層提供有價值的建議。
他們的分析能力有助於識別市場機會和風險,指導產品開發和流程改進,並支持長期戰略規劃。商業分析師的角色不僅關注當前業務情況,還要預測未來趨勢,以確保企業的競爭優勢。
—《ChatGPT》

不管是《Wiki 維基百科》還是《ChatGPT》,我們都可以知道一件事,商業分析師是一個屬於支援性質的角色。而且只看說明內容的話,感覺上就是高層幕僚的角色,但是為什麼會和「產品經理」產生混淆?

這真的是一個很有意思的問題。

下圖是常見的「產品生命週期」,主要是描述產品進入市場,到離開市場的四個階段。

其實,一個產品的完整生命週期,應該是如下圖,在產品進入市場之前,還會經歷過「概念化、設計、開發」等階段,也稱為「產品全生命週期」,這個就比較少人提到。但是我們在看一個產品時,需要以更宏觀的角度來看。

接著,我們再往下拆解每個階段會執行的項目。

問題來了,哪個項目屬於「商業分析師」去處理、哪個項目屬於「產品經理」去負責,又有哪個項目該是「專案經理」去執行?

簡單區分的話,如下所示:

產品經理負責:
1. 新產品構想
2. 產品提案
3. 概念形成
4. 產品需求分析
5. 產品需求文件

商業分析師負責:
1. 市場分析

專案經理負責:
1. 產品規格文件
2. 開發與測試
3. 驗收與交付

※這裡指的是由專案團隊執行,而專案經理負責整合專案團隊完成產品規格文件、開發與測試…等任務。並非由專案經理自行進行開發與測試。

而身處台灣中小企業的我們,沒什麼機會待在有「商業分析師」這個職位的企業,很高的機率都會是產品經理在完成新產品的構想後,接著完成產品提案,接下來只要得到老闆的同意,就會直接成立專案,進行開發,很少會等待「商業分析師」的確認,才成立專案。

另外,在《專案管理知識體系指南》中也有提到,一個專案的啟動,在撰寫「專案章程」之前,會參考一份叫做「商業企劃案(Business Case)」的文件,確保專案的必要性與商業價值,而「商業企劃案(Business Case)」大多數都是由商業分析師撰寫,只是大部分的團隊沒有商業分析師這個職位,撰寫「商業企劃案(Business Case)」的工作就落在產品經理身上,那如果沒有產品經理的職位的話,就會是專案經理。

於是,商業分析師的工作似乎可以被產品經理吸收,因為產品經理只要自己完成產品的構想後,自己進行市場分析、接著完成產品提案,似乎不太需要商業分析師這個角色,對吧?

事實上,商業分析師也是相當重要的。

依據《wiki 維基百科》提到商業分析師的工作在於「識別業務需求和確定業務問題解決方案」,以軟體開發來說,其實就是「確認開發的產品或功能,能不能滿足客戶需求」,和進行「將業務需求轉化為技術需求」的任務。

例如:如果客戶希望可以提升銷售業績

產品經理要做的,就是針對「提升銷售業績」,思考有哪些「方法」可以提升銷售業績,而商業分析師,則提出有哪些「技術、工具或流程」,可以支撐產品經理提出的「方法」來提升銷售業績。

這些「方法」可能是「優惠碼」、「買A送B」或「滿1000送100」…等。

而商業分析師思考的就會是「優惠碼」可以實現的業務流程,和需要那些具體的功能或系統。

有人會問,那這個和「系統分析師」有什麼不一樣?

系統分析師的角色,則是以技術的角度來思考,針對這些提出的「業務流程、功能或系統」,思考技術上的「技術架構、數據模型和技術規範」。

針對上述的例子

產品經理會提出的是「新產品提案」或「新需求文件」…等,
商業分析師提出的是「商業企劃案」或「業務流程圖」…等,
系統分析師提出的是「系統架構圖」或「系統流程圖」…等,

但是,依據公司組織規模不同,很有可能上面列的這些文件,通通都會落在一個叫做「PM」的角色身上,可能是產品經理,也可能是專案經理。

至於「產品經理」和「專案經理」為什麼現在越來越難以區分,尤其是在軟體產業?

其實很根本的原因在於「軟體銷售形式」的改變。

以往的軟體銷售方式,主要都是以光碟片(CD/DVD)的形式在銷售,如果要更新版本,就是要推出更新版本的光碟片,而每一次的新版本推出,都需要經歷數個月,甚至數年,產品才能成功上架;但是,現在的軟體銷售,觸了作業系統外,基本上都是在網路上隨時下載安裝,安裝後,只要有新的版本,都會自動更新,於是更新版本的頻率也就越來越高、也越來越即時。

也因為如此,產品經理和專案經理的工作,幾乎是同步進行,簡單的區分就是「產品經理面向營運」,而「專案經理面向開發」,但是,在團隊規模或企業規模不大的狀況下,這兩個角色,就又常常重疊,甚至有些團隊的產品經理要同時負責營運,還要可以和開發團隊溝通及管控時程;或是專案經理必須要懂商業、懂市場,才能做出具備商業價值的產品,於是「產品經理與專案經理也就越來越難以區分」。

過去,我們常常會執著在很多職位的名詞上,界定清楚的職位與職責,在管理上確實也比較方便。但是,現在普遍團隊規模不大的狀況下,重點應該是對於「產品全生命週期」有沒有概念,每一個階段要執行的任務目標清不清楚。至於,商業分析師、系統分析師、產品經理、專案經理,究竟要怎麼區分?其實已經不是那麼重要了。

難道,商業分析師就不用懂產品如何做出來嗎?
難道,系統分析師就不用懂市場現況是怎樣嗎?
難道,產品經理就不用懂專案是怎麼運作的嗎?
難道,專案經理就不用理解產品的商業價值嗎?

在軟體的世界裡,不再僅是職位名稱的界定,而是對整體產品全生命週期的深入理解和跨領域的合作。

《延伸閱讀:PM到底是什麼?客戶的傳令兵?老闆的應聲蟲?還是工程師鼓勵員?


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