讀蘇館
讀蘇館

歡迎來到讀蘇館 多多互動 透過刻意練習學習『學習』,突破勝負盲點。 透過分享個人業務、管理經驗幫助更多人在職場上得力!

居家辦公事偷走了我的時間?遠距工作管理時間安排

因疫情嘗試遠距上班,不小心一試成主顧,時間效率真的往上提升,我想我會愛上這種工作模式...(拜託老闆不要叫我回公司)但誠實說,最剛開始也是找不到節奏感,充滿焦慮又瘋狂被干擾,在家要保持專注並持續專注8小時...先殺了我再說!但看了很多跟遠距工作相關的書籍跟文章,開始調整自己的工作模式,想用我的經驗來跟大家分享,如何做好你的遠距工作管理!

WFH邁入第二個月,花了一些時間學習也已習慣遠距工作節奏,發現以前花8小時做完的事,現在可能5小時完成。
以今天上午為例子:

0900-0920 開早會
0920-1000 追蹤提案案件
1000-1030 處理新提案資料
1030-1130 視訊會議
1130-1145 整理會議資訊
1145-1230 聯繫靜止客戶(三家企業)

但若以上改在進辦公室方式進行...
0900進公司開早會到0945(不要問我為何早會進行更久...通常早會見到面話夾子打開至少要45min跑不掉)
早會後趕著準備資料,離開公司前往企業進行會議,
所以0945-1030 間都在不必要的交通移動...
1145結束提案,開始思考要進公司還是附近找咖啡廳處理會議資料,
若在附近咖啡廳,又要花平均95元上下的咖啡點心費用,花錢又增加熱量...
若回公司又開始一連串交通時間....

講到這大概就了解居家辦公能讓時間、專注力更聚焦在工作本身
但你會問說,但為什麼我遠距工作反而更靜不下心?更沒效率呢?
這時就要想想你是怎麼安排工作呢...

提前安排制定計畫

人很需要目標感,若有目標就會度促完成,若能睡前將隔天代辦事項列出,讓你一上工不手忙腳亂,更有目的完成項目,同時完成計畫也會增加個人成就感!
另很推先準備好隔天早餐、午餐,既然WFH要吃什麼就能自己掌控,選擇你喜歡且方便食用的餐點,竟量不過多澱粉或過油膩,工作時身體要保持清醒跟專注已經很費力,若再給腸胃太大負擔,容易造成疲憊感。

改變工作順序讓你效率提升

1.找對時間聯繫客戶/窗口
剛上工時,一般人都還在調適進入上班的狀態,通常也比較不會安排大會議,在這時間點很適合聯繫客戶,所以我通常十點半前會安排提案中進度追蹤,讓我能在一天的開始就掌握目前案件的新進展,也能有比競爭者更多時間思考如何攻進案件。

2.不輕易讓時間被分割
WHF最容易被信件、訊息切割時間!你要堅定的拿回時間的主導權,再次強調不是所有訊息、信件都需要立即回覆!
我會跟夥伴說明,一天中哪些時段請勿打擾,停止Line、teams...等通訊軟體通知或直接關掉,等工作到段落再一次回覆。若要傳訊息也請簡潔扼要說明,等對方收到通知可一目瞭然立即處理。
最害怕一問一答法的訊息(問一句答一句,光開場就三句話有完沒完...),盡量一次陳述事件,讓對方更好理解前因後果,若真的需要花時間討論內容,就另約時間好好討論摟!
(補充說明:可透過5W1H陳述好事件/問題,讓人一目瞭然!Google就一堆資料摟~)

3.高強度工作後一定要放鬆
橡皮筋拉久了一定會鬆弛,若想一直擁有高效率,千萬別小看休息的重要性!
發現尤其進行遠距會議更加費力,無法面對面溝通本身就夠累,需要集中精神聽對方說什麼,也要比平時用力回應,因透過鏡頭傳遞會讓你講話感染力消退,為了保持像現場溝通的影響力,我都會多花兩倍力氣來詮釋說明...一場會議下來肯定耗掉你大半精神,以前會有移動交通時間休息,現在關掉螢幕又進入另外一個戰場!
就算只有3分鐘,也要有起身喝水、尿尿、休息的時間!
推薦很多人使用的蕃茄鐘工作法『專注25分鐘休息5分鐘』為一個循環,時間長短可根據每個人需求調整,重點是要安排休息!
我自己會設定鬧鐘,讓鬧鐘幫忙計算時間,時間到就提醒,也不用一直看錶,維持專注度!

讀蘇觀點

遠距工作更在意的是精力表現,拿回時間的主導權,讓專注力留在目標上,關掉通訊軟體,一點小小的改變就能讓在時間的運用上更加有效率!
CC BY-NC-ND 2.0

Like my work?
Don't forget to support or like, so I know you are with me..

Loading...

Comment