YvonneEcho
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喜愛三毛的文筆靈魂、希望有天也能行走世界、紀錄一切。 https://linktr.ee/yvonneecho

《讀書筆記》10分鐘完成每件工作

最近畫圖畫到腦袋空空就來看本書(喂)

其實是手要廢了就休息看些有的沒的(ゝ∀・)

這時這本書吸引著我這個絲毫沒有效率可言的人的目光Σ( ° △ °)

10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法

我大概一看標題就知道是將大任務分解小任務的內容,不過有點好奇這種大公司中工作的人的「思路」就是。想要成功有時候去參考那些「成功的人」的方法是一種不錯的嘗試。就像是我知道我心愛的漫畫家的工作日程,我就模仿起來特別有幹勁XD 不過村上大師那種半夜四點起床的我就直接蓋上書、閉上眼放棄(喂)

話多了,以下是我的正式筆記:

將每天的信件處理分解成:「讀信」、「思考」、「寫信」

「事物性質的讀信」

「任務性質的思考」

「事物性質的回信」


工作分為「任務性質」、「事務性質」

「任務性質」必須用頭腦思考

「事務性質」則是不用思考也能完成。

任務工作分解拆開大半都是單純的事務性工作。工作的程序分解開來,如此一來,就能進一預測各項程序會花掉多少時間,讓自己看清案件整體狀況,明確判斷出如果想在期限前完成,今天該做什麼,明天又該做什麼。換句話說,會很清楚知道「每天該做的事」是什麼,這麼一來,「再找時間開始做」的念頭自然會從腦中消失


十分鐘就能處理完的事務的兩種方法:

區分步驟(順序)

像是煮咖哩分成六步驟

一、煮飯

二、備齊食材

三、切肉切菜

四、炒肉炒菜

五、加水燉煮

六、加入咖哩塊繼續燉煮


區分類型

「馬上可以回覆」、「不能馬上回覆的」

「必須馬上處理的」、「得另外花時間的」

「中文信」、「外文信」

按照不同計畫區分


管理你的待辦清單

使用行事曆手冊和to do list

當有新工作進來,第一步就是決定「最後產出什麼」,也就是會先確定「到什麼時候為止該做出什麼」,包括「期限與成果」在內的最終「目標」,將這個目標寫入行事曆手冊的月曆中。


第二步是「設定中間目標」。我會從最終目標倒推回來,迅速分寫出幾道工序(步驟),確定每個月的目標是什麼。假設是三個月後必須完成的目標,就在決定每星期的目標,然後分別寫入行事曆手冊的月份和星期欄。這時就要排出各項工作的優先順序了。換言之,每逢新的一週開始時,我都看得到「這星期內一定要完成的工作(產出)是什麼」


接下來,就是分別找出達成產出所需的任務性和事務性工作。這件事主要在週末執行。再次提醒大家,思考及創意等任務性工作對產出成果的影響很大,屬於「本質性工作」,事務性工作則屬於「機械式工作」。像這樣明確區分任務性與事務性工作後,就分別寫入行事曆手冊的每日欄與待辦清單。兩邊內容必然會有所重複,但不用太在意。


沒有完全按造計畫進行並不是什麼壞事

「為什麼預測會失準?」

「是自己的能力問題嗎?」

「如果是外來因素的話,是偶發狀況嗎?還是有可能再度發生?」

「能採取何種對策?」

針對計畫的部分一一仔細檢視,再運作一次PDCA,這就是我管理時間的訣竅。


為了減少工作場景,必須掌握「執行時間」

務必先掌握自己做什麼工作需要花多少時間,這是最基本的能力。進而還要知道工作能力強的人,做同樣工作會花多少時間,透過比較分析,了解為什麼自己比人家多花這麼多的時間,這是提升自己很重要的訣竅。

換句話說,最重要的基本能力是「正確認識現狀」。只有每天回頭回頭檢視當日成效,對自己能力的掌握才會越來越精準。


時間管理

問問自己:

「試著列舉妨礙提升工作速度的原因,也就是『時間小偷』。」

「思考該怎麼做,才不會被時間小偷偷走時間,為自己訂下規則」

「持續執行規則,直到變成理所當然的事(=習慣化)」

只要按照這個順序實行預防策略,就能減輕壓力。


找出什麼偷走了你的時間

在什麼狀況下,實際用掉的時間和預計的時間出現了落差?

在什麼狀況下,占用掉比預期更多的時間?

在什麼狀況下,容易累積壓力?

在什麼狀況下,容易發生超乎預期的事?


自我管理

「我的目標是什麼?」

「就現狀而言,不足的是什麼?」

「為了彌補不足,該解決的課題是什麼?」


列出目標:

「想成為什麼樣的自己?」

「想如何分配生活的比重?」

這是在開始做自我管理時,必須最先問自己的事。


「如何製作自己的人生地圖」

一、設定長期目標

「自己什麼時候覺得開心」

「希望自己在別人眼中是什麼樣的人?」

「自己的人生應該怎麼活?」


二、設定主要KPI

「金錢」、「家庭」、「工作」、「健康」、「精神狀態」、「知識及興趣」六個項目設定自己的目標、一邊想像二十年後的自己


三、設定當月目標

設定好六大目標,開始分解工作

「為了實現六大目標,必須做的(任務性)工作是什麼(這裡的任務性工作只要有個概略既可)。不過此時一定要把工作內容數字化,例如『鍛鍊腰腿』、要寫『完成四小時內跑完一場馬拉松』。寫好之後,再請大家思考,為了完成這項工作、當月應該完成哪些目標,並寫入行事曆手冊的當月欄。」

設定最後目標、以及當月目標


四、設定具體行動

為了達成當月目標,決定應該完成哪些當週目標,並寫入當週行事曆。


看完這本書、我看了自己設定的一年目標、接著將自己的行事曆整個大破壞重新排列,在我最喜歡的漫畫家的時間架構之下、安排成我最能適應的「產出任務時間表」。

期待自己能不能這週達成自己設定好的目標也是一種樂趣。書中有提到象限圖的概念,我是有看沒有懂,但自己決定好縱軸跟橫軸之後,忽然意外發現自己的能力跟現實之間的現況是什麼。也從中選出三個自己最想堅持下去的項目。

目前堅持最久的是晨間隨筆、已經從去年堅持到現在了。現在都不用提醒、一醒來手就自動開始用電腦先打一些腦海中飄著的東西(怎麼有點可怕)

不過目前每天定時在這邊發廢文反而變成一種我的樂趣,真不好意思。

希望自己整理的小筆記、能夠幫上閱讀的人一點忙就好了(。•ㅅ•。)♡

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